المسمى الوظيفي: مسؤول التوثيق والتقارير
- القسم: البرنامج
- تقرير إلى: مسؤول التوثيق وإعداد التقارير
- الموقع: صنعاء مع زيارات ميدانية منتظمة
- المدة: 1 سنة
- تاريخ الإغلاق: 30 مارس 2024
حول مؤسسة البناء للتنمية:
BFD هي منظمة يمنية غير حكومية وغير ربحية، تأسست في عام 2014. BFD هي منظمة إنسانية رائدة وموجهة نحو التنمية، والتي امتدت على مر السنين تغطيتها إلى عدة محافظات، مع مهمة العمل في بطريقة إنسانية وشفافة للفئات الضعيفة في المجتمع والفئات المتضررة من خلال تنفيذ برامج التنمية المستدامة والإغاثة على أعلى مستوى من الجودة. استجابةً لجميع مجالات القطاعات الإنسانية، تطمح مؤسسة بناء للتنمية إلى تقديم استجابة إنسانية وتنموية متكاملة للمناطق المتضررة من النزاع من خلال نهج احترافي ومحايد وشفاف، ومن خلال الالتزام بالمعايير الإنسانية الأساسية (CHS).
الوصف الوظيفي العام
الغرض الرئيسي : سيلعب منصب مسؤول التوثيق وإعداد التقارير دورًا حاسمًا في ضمان الإدارة الفعالة للوثائق وإنشاء تغطية إعلامية واسعة النطاق لأنشطة المشروع في هذا المجال. بالإضافة إلى ذلك، سيقدم المسؤول نصائح ودعمًا قيمًا لـ BFD فيما يتعلق بالدعوة للمشروع والحملات، فضلاً عن المساهمة في وضع تصور وتنظيم أحداث الدعوة التي تهدف إلى الوصول إلى جمهور أوسع. وهذا يشمل تطوير وتجميع المواد والمفاهيم ذات الصلة.
الواجبات والمسؤوليات
التوثيق والتقارير:
- تخطيط وتنفيذ مكونات الاتصالات الخاصة بـ BFD أو المشروع (FCDO) و/أو حملات الأمم المتحدة.
- المدخلات في الدعوة والأحداث التي تم تصورها وتنظيمها بهدف الوصول إلى جماهير أوسع؛ ولتحقيق هذه الغاية، تم تصور المفاهيم، وتطوير المواد ذات الصلة وتجميعها.
- بناء شراكات تواصلية وتحالفات إعلامية:
- إعداد التقارير وجمع وتحليل بيانات المشروع
- - الإبلاغ عن أحداث التدريب على المشروع بالتنسيق مع إدارة المشروع
- الحفاظ على علاقات جيدة أثناء التواصل مع المجموعات والجهات المانحة ذات الصلة.
- الإبلاغ عن التسجيل والتحقق من أنشطة الصحة الإنجابية
- مراقبة تقدم المشروع بانتظام في جميع مراحله (اختيار المشروع، والتصميم، والتخطيط، والتنفيذ)
- إعداد تقارير كاملة عن النشاط الأسبوعي بالإضافة إلى تقديم تقارير عن أي اختلافات أو مشاكل في تنفيذ المشروع إلى فريق المشروع.
- التأكد من أن وثائق المشروع والمكتب تتوافق مع السياسات واللوائح.
- القيام بالزيارات الميدانية والتقاط أهم الصور الفوتوغرافية.
- الإشراف على عملية توثيق الأفلام الوثائقية
- صياغة المنشورات والكتيبات وصحائف الوقائع والقصص من الميدان لإطلاع وسائل الإعلام وعامة الناس على عمل BFD في المنطقة، وولايتها والروابط المتبادلة؛
- تم تعيين منتجي الفيديو والإشراف عليهم لإنتاج مواد الفيديو ذات الصلة بعمل المشروع؛
- المساهمات المنتظمة والمشورة المقدمة بشأن مواد BFD، على سبيل المثال موقع الويب والتقارير ومنتجات الفيديو وما إلى ذلك لتسليط الضوء على المبادرات الإقليمية / الوطنية وضمان الرؤية على المستوى الإقليمي والدولي؛
- الحفاظ على الاتصالات وتوسيعها مع وسائل الإعلام الإقليمية؛ المواضيع والمعلومات الأساسية والتطورات المتعلقة بالأخبار والتغطية التي تهم كل شخص تم تحديده.
- تنظيم الملفات والمستندات الميدانية بهدف الحفاظ على نظام حفظ الملفات المكتبي وفقًا للوثائق الأمنية ونظام الملفات الإلكتروني الخاص بـ BFD.
- الحفاظ على أرشيف المستندات الميدانية، والتأكد من تخزين الملفات بشكل صحيح وسهولة الوصول إليها؛ حفظ الوثائق.
- إنشاء وصيانة نظام سجلات لحركة الملفات داخل الميدان.
- التأكد من سلامة المستندات في الأرشفة.
- القيام بتغطية إعلامية واسعة لأخبار أنشطة المشروع داخل المجال.
- إرسال المواد الإعلامية المطلوبة إلى قسم الإعلام بالإدارة العامة لمؤسسة تنمية البحرين.
- الاحتفاظ بجميع البيانات والمواد الإعلامية (القصص والصور ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك) في الأرشيف من موظفي المشروع والمستفيدين، والمساعدة في الصياغة الإعلامية
- توثيق كافة أنشطة المشروع وقصص النجاح وإحداث التغطية الإعلامية في وسائل الإعلام مثل المواقع الإخبارية والقنوات وغيرها.
- إعداد وتصميم التقارير المختلفة للمشروع سواء: مطبوعات أو منشورات لوسائل التواصل الاجتماعي.
- تحرير وصياغة المحتوى الإخباري لكافة أنشطة المشاريع الميدانية لتكون متوافقة مع النشر على الموقع الإلكتروني للمؤسسة وكذلك صفحات التواصل الاجتماعي.
- مقابلة المستفيدين وكتابة قصص نجاح المشروع.
- جمع التقارير الأسبوعية والشهرية من الموظفين الميدانيين وتقديمها إلى إدارة المشروع.
- الأرشفة الإلكترونية بشكل دوري، وتزويد شركة BFD للاتصالات بالملفات والبيانات بشكل دوري.
- جمع المعلومات والوثائق والصور وسجلات الأنشطة والتدريب وعمليات اختيار المستفيدين وسجلات التوزيع ووثائق التأمين وتقارير المراقبة والتقارير النهائية وقصص النجاح من المهندسين والموظفين الميدانيين وترتيبها وأرشفتها ورفعها بشكل روتيني الإدارة العامة لـ BFD.
- ليس المقصود من هذا الوصف الوظيفي أن يكون شاملاً وسيقوم الموظف أيضًا بأداء المهام الأخرى ذات الصلة كما هو مطلوب.
- أي واجبات أخرى يتم تعيينها.
خطة التدريب / التطوير:
- حصلت على تدريب في كتابة التقارير ومهارات الاتصال.
تقييم الأداء:
- بناءً على الأهداف والكفاءات التي يتطلبها المشروع.
المؤهلات والمهارات المطلوبة:
الخبرة والمؤهلات:
- درجة البكالوريوس مطلوبة؛ يفضل في مجال الاتصالات / إعداد التقارير أو في مجال ذي صلة (المساعدة الإنسانية و/أو التنمية والاقتصاد والإدارة).
- دبلوم عالي في اللغة الإنجليزية من مؤسسة / جامعة معروفة.
- ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة المسؤولة تدريجياً في مجال الاتصالات أو التوثيق أو تطوير المشاريع أو كتابة التقارير أو التسويق أو وسائل التواصل الاجتماعي.
- تحديد المتطلبات المفضلة: فهم مبادئ المعايير الإنسانية الأساسية.
- اللغة: مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية واللغة المحلية لمركز العمل.
- الكفاءة في برامج إدارة المستندات وأنظمة قواعد البيانات ومجموعة Microsoft Office.
مهارات وقدرات العمل:
- كاتب ماهر ومجمع معلومات متنوعة ومعقدة، مما يساعد الفرق على توليد رؤى جديدة حول عملهم، واحتياجات بلدهم والمنطقة، وكيف يمكن توسيع نطاق تأثير البرنامج.
- يجب أن يكون مهتمًا بالتفاصيل وقادرًا على العمل مع عدد كبير من المستندات في بيئة سريعة الخطى؛
- القدرة على تصميم اللغة والنغمة والأسلوب والشكل بما يتناسب مع الجمهور.
- نظرًا لقدرته على استخدام مواقع Open AI الإلكترونية لإنشاء التقارير وقصص النجاح والمحتوى ذي الصلة، فإنه سيستفيد من ميزات النظام الأساسي ويجمع المعلومات وينتج روايات ثاقبة.
- مهارات اتصال وتيسير قوية والقدرة على إقامة علاقات عمل جيدة مع الزملاء وأصحاب المصلحة في بيئة حساسة. يجب أن يكون قادرًا على الاستجابة بسرعة لطلبات الحصول على المعلومات.
- مهارات ممتازة في تحليل البيانات وتفسيرها. يجب أن يكون لديه القدرة على الكتابة بشكل واضح وموجز وأن يتمتع بمهارات كمية سليمة (إدارة البيانات وتحليلها وتفسيرها).
- يشترط إتقان برامج MS Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint).
- - إجادة برامج الجرافيك (Photoshop و illustrator In Design)
- ستكون المعرفة والفهم الواسعان للتكيف مع أهداف الأمم المتحدة للتنمية المستدامة ومرونة المجتمعات بمثابة ميزة إضافية.
- القدرة على السفر بشكل مستقل، بما في ذلك إلى المجتمعات الريفية والعمل لساعات طويلة.
- القدرة على تعلم الأنظمة والعمليات والإجراءات الجديدة بسرعة وتكييف الممارسات المحلية مع المعايير العالمية
مهارات عامة:
- الشعور بالإبداع أمر ضروري.
- مطلوب إظهار الاهتمام بتفاصيل تتبع النشاط والقدرة على متابعة الإجراءات والوفاء بالمواعيد النهائية والعمل بشكل مستقل وتعاوني مع أعضاء الفريق.
- الموهبة لتنظيم وفهرسة المعلومات أمر ضروري.
- ضميري، مع شعور ممتاز بالحكم.
- حساس سياسيا وثقافيا ويتمتع بصفات الصبر واللباقة والدبلوماسية.
- يجيد اللغتين الإنجليزية والعربية، تحدثًا وكتابة.
السلوكية/ المعرفة:
- القدرة والاستعداد للعمل تحت الضغط والتعامل مع مهام متعددة.
- المعرفة بالمتطلبات التنظيمية ومعايير الامتثال المطبقة على وظائف التوثيق وإعداد التقارير.
- القدرة على ضمان جودة التسليم في بيئة مرهقة، والالتزام بالمواعيد، واحترام القواعد والإجراءات، والالتزام بالمواعيد النهائية.
- مهارات شخصية قوية والقدرة على العمل بشكل مستقل، وكذلك كجزء من فريق.
- مهارات تواصل قوية وبناء علاقات إيجابية مع الزملاء والمشرفين.
- القدرة على التفاعل بشكل جيد مع الناس والخبرة المثبتة في بناء علاقات قوية مع أفراد المجتمع
- موقف واثق ومرن وأخذ زمام المبادرة مع القدرة على العمل بشكل مستقل، والاستباقية في العمل مع الآخرين، والرغبة والالتزام بالعمل لساعات طويلة و/أو خلال عطلات نهاية الأسبوع، وقضاء قدر كبير من الوقت في العمل عن بعد المواقع.
- ملتزمون بقيم وأخلاق BFD.
- الفهم والالتزام بمبادئ الحماية وسلامة الطفل والحماية من الاعتداء والاستغلال الجنسي.
المعايير الإنسانية الأساسية (CHS): يتعين على صاحب الدور القيام بواجباته في الالتزام بالمعايير الإنسانية الأساسية، والقيم والمبادئ المبينة في سياسات BFD مثل مدونة قواعد السلوك، ومنع الاستغلال والاعتداء الجنسي، وحماية الطفل، ومكافحة التحرش في مكان العمل، والنزاهة المالية، ومكافحة الانتقام وغيرها من السياسات والمبادئ التوجيهية الداخلية.
تكافؤ الفرص: يتعين على صاحب الدور تنفيذ الواجبات وفقًا لسياسات وإجراءات BFD لتكافؤ الفرص والتنوع.
الامتثال لجميع سياسات BFD : (سياسة الحماية، مدونة قواعد السلوك، حماية الطفل، سياسة السلامة والأمن.) وغيرها من السياسات والإجراءات ذات الصلة.
كيفية التقديم
للتقديم على الوظيفة اضغط هنا
يرجى عدم التقديم إلا إذا استوفيت الحد الأدنى من متطلبات التقديم، وإلا فلن يتم النظر في طلبك. الطريقة الوحيدة للتقدم لوظيفة لدى BFD هي من خلال الرابط الذي تمت مشاركته في إعلان موقع يمنهر.كوم أو الموقع الرسمي www.bfdint.org.
لن يتم النظر في الطلبات التي لا تحتوي على نسخة صالحة من بطاقة الهوية والدرجة العلمية!
يتم تشجيع الإناث بشدة على التقديم
ملاحظة : ستعطى الأولوية للمرشحين من المحافظة والمقيمين فيها.
يرجى ملاحظة أنه سيتم الاتصال بالمرشحين فقط على القائمة المختصرة!
بدون رسوم:
لا تفرض BFD أي رسوم في أي مرحلة من مراحل عملية التوظيف (التقديم، أو اجتماع المقابلة، أو المعالجة، أو التدريب).
