استشارات الجودة.. بين الواقع والمأمول (3/3)

استشارات الجودة.. بين الواقع والمأمول (3 من 3)

اعداد:

المهندس/ حسين علي زعبل

استشاري ومدرب أنظمة الجودة والإدارة

      كبير مراجعين لنظام إدارة الجودة معتمد من الـ IRCA

تناولنا في الحلقة الثانية بشيئ من التفصيل ما الذي ينبغي على المنظمة وروّاد الأعمال الأخذ به عند تقييم كفاءة الاستشاري ومدى ملائمته، وسنتناول معا في الحلقة الثالثة والأخيرة، كيف يمكن للمنظمة الاستفادة من خدمات استشاري نظام إدارة الجودة وماهي الأنشطة النموذجية التي ينبغي للاستشاري أن يقوم بها، وماهي البنود والشروط التعاقدية بين المنظمة والاستشاري لغرض تنفيذ الخدمات الاستشارية.

كيف يمكن للمنظمة الاستفادة من خدمات استشاري نظام إدارة الجودة؟

أولًا: خدمات الاستشاري:

قد تستخدم المنظمة الخدمات الاستشارية للمساعدة في واحد أو أكثر من الأنشطة التالية ضمن تحقيق نظام إدارة الجودة:

1. تحديد الأهداف والمتطلبات؛

2.التقييم الأولي؛

3. التخطيط؛

4.التصميم والتطوير؛

5.التنفيذ؛

6. التقييم؛

7. التدريب المستمر والصيانة؛

8. التحسين.

ثانيًا: عقد خدمات الاستشاري:

يجب أن تضمن المنظمات أن لديها عقدًا مع استشاري نظام إدارة الجودة الذي يحدد بوضوح نطاق العمل (بما في ذلك المخرجات)، وله بنود واقعية وكلفة معقولة.

وعند ابرام العقد بين المنظمة والاستشاري يجب مراعاة ما يلي:

1. تحديد أهداف العقد المتفق عليها والتي تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحدودة زمنياً؛

2. وضع خطة عقد مفصلة مع المعالم والمخرجات المتفق عليها؛

3.إبلاغ الخطة لجميع الأطراف المعنية؛

4. تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين المعنيين حتى يتمكنوا من إجراء التقييم المستمر وصيانة وتحسين نظام إدارة الجودة؛

5.  تنفيذ الخطة؛

6.  رصد وتقييم فعالية الخطة وتنفيذ الإجراءات الطارئة كلما دعت الحاجة.

7.  ضمان الوفاء ببنود العقد المتفق عليها أو إعادة تحديدها؛

8.  تحديد عملية الموافقة على نتائج العقد.

يجب عقد اجتماعات لتقييم التقدم في تنفيذ النظام وأداء الاستشاري، وفي كل اجتماع ينبغي مراجعة التقدم في بنود الخطة والميزانية لأنشطة تحقيق نظام إدارة الجودة، يجب تقديم تقارير دورية موثقة إلى الإدارة العليا.

ثالثاً: اعتبارات مفيدة لخدمات الاستشاري:

يجب على المنظمة مراعاة ما يلي في عملية استخدام الخدمات الاستشارية لنظام إدارة الجودة:

أ) يجب ألا ينتج عن النظام النهائي عمليات إدارية وتوثيقية غير ضرورية؛

ب) يعتمد نجاح نظام إدارة الجودة بشكل أساسي على مشاركة والتزام الإدارة العليا وليس على الاستشاري وحده؛

ج) يجب على المنظمة تعيين موظف (عادة الشخص الذي سيضمن في نهاية المطاف الحفاظ على نظام إدارة الجودة) لتنسيق ومراقبة أنشطة الاستشاري؛

د) يشارك الموظفون على جميع المستويات، من أجل دمج نظام إدارة الجودة في عمليات المنظمة الشاملة؛

ه) يجب تمكين الاستشاري للتفاعل مع إدارة المنظمة والموظفين على جميع المستويات من أجل تقييم عمليات المنظمة؛

و) حتى لو كانت استشارات نظام إدارة الجودة استجابة لمتطلبات تعاقدية أو متطلبات السوق، فهناك فرصة لاستخدام نظام إدارة الجودة المحقق كأداة إدارة فعالة؛

ز) هناك إمكانية لنظام إدارة الجودة لتوفير أساس للتحسين المستمر لأداء المنظمة؛

ح) يجب أن تكون الخدمات الاستشارية متوافقة مع ثقافة المنظمة، وكفاءة موظفيها، والعمليات الحالية و / أو الوثائق الموجودة فيها.

ماهي الأنشطة النموذجية لاستشاري نظام إدارة الجودة؟

1.     التقييم المبدئي وإعداد الاقتراح: يجب أن يتضمن التقييم المبدئي وإبرام العقد ما يلي:

أ) تحديد احتياجات المنظمة ومتطلباتها وأهدافها كما قدمتها إدارتها العليا؛

ب) التقييم الأولي للاحتياجات والمتطلبات والأهداف المحددة للمنظمة فيما يتعلق بالآتي:

1) متطلبات العملاء ذات الصلة،

2) التوافق مع المتطلبات القياسية ذات الصلة،

3) الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة،

4) تقديم الأساليب الإدارية والتشغيلية؛

5) تحديد الفرق بين الوضع الحالي للمنظمة والأهداف المحددة لتحقيقها؛

ج) توثيق الأنشطة اللازمة لتحقيق تطابق نظام إدارة الجودة مع الاحتياجات والمتطلبات والأهداف المشار إليها في أ)، والمنصوص عليه في ب-4)؛

د) إعداد وتقديم اقتراح لتحقيق الأنشطة إلى الإدارة العليا، كما هو محدد في ج)، كأساس للعقد.

ويجب أن تتضمن العقود بلغة واضحة فقرات تتعلق بالآتي:

أ) نطاق نشاط استشارات نظام إدارة الجودة؛

ب) تخطيط أنشطة تحقيق نظام إدارة الجودة؛

ج) التزام الاستشاري والمنظمة ودوره ومسؤولياته ومخرجاته؛

د) الالتزام بالموارد الداخلية للمنظمة؛

ه) تكاليف المنظمة اللازمة لدعم أنشطة الاستشاري؛

و) طرق الرصد والمراقبة؛

ز) كيف ستتم إدارة التغييرات على العقد؛

ح) السرية؛

ط) المواصفات المعمول بها؛

ي) البنود / مواعيد التسليم؛

ك) شروط الدفع؛

ل) الإطار الزمني.

 وبهذا نأمل أن قد وفقنا في توضيح ما يلزم على الاستشاري القيام به وماهي معايير اختيار الاستشاري وكيفية الاستفادة من خدماته، وهي كما أسلفنا في يداية الحلقة الأولى عبارة عن توعية للمنظمات ورواد الأعمال بأن العمل الاستشاري كغيره من الأعمال له شروطه ومؤهلاته ومهاراته الخاصة كما أن له أخلاقيات مهنية يجب على من يدخل في هذه المجال التحلي والالتزام بها..

والله الموفق،،،

المرجع/ المواصفة القياسية الدولية ISO 10019:2005 بتصرف.