فن إدارة الاجتماعات

فن إدارة الاجتماعات

فن إدارة الاجتماعات

تعتبر إدارة الاجتماعات فنا مهما من فنون الإدارة له أساليبه وطرقه وقواعده فما مفهوم إدارة الاجتماعات وما أهميتها المنعكسة على الأداء المهني وتحقيق الأهداف وما هي المهارات العملية اللازم توفرها في مدير الاجتماع ؟

لمعرفة مفهوم إدارة الاجتماعات ينبغي علينا أولا معرفة معنى الاجتماع ..

الاجتماع : لغة من الجمع وهو العدد الكبير او الحشد الكبير من الناس .

إذن فلا يمكن أن ينعقد الاجتماع بشخص واحد مهما بلغ من المهارات الإدارية والرتبة العلمية وإنما ينبغي وجود شخصين أو أكثر لانعقاد الاجتماع .

ما هي إدارة الاجتماعات ؟

يمكن تعريف ادارة الاجتماعات على أنها التحكم باتجاه سير كل جزئية في الاجتماع والسيطرة على مجريات الحوار وفق مراد وأهداف وخطط الطرف الذي يدير الاجتماع .

بعد أن تعرفنا على مفهوم الاجتماع وإدارة الاجتماعات نتعرف على  أهمية إدارة الاجتماعات

أولا أهمية الاجتماع بشكل عام :

·       لعل أبرز وأهم ميزة من مميزات الاجتماع هي السلامة من الخطأ الناتج من استبداد فرد واحد باتخاذ القرار

·       الحصول على عصف ذهني وأفكار أكثر ورؤى مختلفة

·       النظر بزاوية أكبر 

·       تحقيق المشورة والأخذ بالرأي

هذا غيض من فيض فللاجتماعات أكبر الأهمية وتكاد لا تخلو مؤسسة او منظمة او دولة او إقليم ... من انعقاد الاجتماعات بشتى المجالات والطرق ولأن الاجتماعات مهمة فإدارة الاجتماعات لا تقل أهمية عن الاجتماع نفسه فنجاح الإدارة جزء من نجاح الاجتماع .

لماذا تعقد الاجتماعات وما الغرض منها ؟

يوجد العديد من الاسباب لعقد الاجتماعات لعل أبرزها تجهيز خطط عمل او ترتيبات معينة اوحل مشكلة او اتخاذ قرار

أهمية إدارة الاجتماعات :

·       استقرار روح الفريق وعدم تزعزعه

·       الانضباط في الشرح والطرح

·       توفير الوقت وعدم ضياعه في المداخلات الجانبية

أنواع الاجتماعات :

أولا: تنقسم الاجتماعات بحسب فترة الإنعقاد الى :

·       الاجتماعات الدورية : وهي التي تنعقد بشكل متكرر عقب مضي فترة زمنية ثابتة .

·       اجتماعات غير دورية : قد تنعقد لمرة واحدة او أكثر من مرة ولكن الفارق الزمني بينها يكون متغير بحسب الحاجة فقد تنعقد عند حدوث مشكلة ما وهذه المشكلة قد تتكرر بشكل غير منتظم ككارثة او مجاعة او صفقة الى غير ذلك من الأسباب .

ثانيا: تقسيم بحسب المستوى او المكان :

·       اجتماعات عالمية : مثل اجتماعات الأمم المتحدة .

·       اجتماعات دولية او إقليمية : بين دولتين او اكثر

·       اجتماعات داخلية او محصورة : كالاجتماعات المحلية او على مستوى الشركة اوالاسرة

الاجتماع الفعال : هو ذلك الاجتماع الذي يأتي بنتيجة موافقة للمخطط المرسوم والذي يتكلل بتحقيق الغاية الذي انعقد من اجلها .

كيف تدير اجتماعات فعالة ؟

قواعد إدارة الاجتماعات :

1.    تحديد الغاية او الهدف من الاجتماع

2.    كتابة خطة للنقاط التي ستناقش في الاجتماع ( محاور الاجتماع )

3.    تحديد مدة الاجتماع ووقت البدء والانتهاء

4.    اختيار الأعضاء الذين سيحضرون الاجتماع واطلاعهم على محاور الاجتماع مسبقا ان أمكن

5.    مراعاة الوقت المناسب للجميع مثلا : لا يعقد الاجتماع وقت بدء الدوام لأن المتأخرين سيفوتهم جزء من الاجتماع وكذلك ليس في نهاية وقت الدوام لتلافي التأثير النفسي الحاصل نتيجة لضغط العمل ولان الموظفين يكونون على أهبة الاستعداد للانصراف .

6.    تلخيص نتيجة الاجتماع وعمل محظر بما تم الخروج به من نتائج.

صفات مدير الاجتماع :

ينبغي على مدير الاجتماع ان يكون ملما بشخصيات ومميزات أعضاء الفريق وأن يكون شخصا ذكيا بما يكفي للتحكم بمجريات الحوار وتسييرها وفق الخطط التي رسمها والأهداف التي وضعها وإلا فسيمضي الوقت المخصص للاجتماع هدرا وستذهب النتائج المرجوة والاهداف المرسومة في مهب الريح .

وأخيرا لا بد من امتلاك مدير الحوار ملكة القيادة الإدارية ومهارات شخصية إدارية في التواصل والمرونة والاحتواء .