متعة التخطيط بالأهداف والنتائج OKRS

متعة التخطيط بالأهداف والنتائج OKRS

متعة التخطيط بالأهداف والنتائج OKRS

د/ رائد أحمد العبدلي

التخطيط وظيفة أساسية للنجاح في إدارة الأعمال ويعتبر الخطوة الأولى التي تحتاجها كقائد مؤسسي يسعى إلى تحقيق النجاح.

ويعتبر التخطيط عملية منهجية تهدف إلى سد فجوة الأداء بين الحاضر والمستقبل، ويعني بدراسة ظروف تحقيق الأهداف من خلال دراسة ظروف البيئة الحالية والتنبؤ بالمستقبل.

تعمد المؤسسات الكبرى إلى إعداد خططها المستقبلية بعناية كما تسعى إلى العمل الجاد لتحقيقها، وهذا سر سيطرة بعض المؤسسات على أسواق العالم، ولأن الاعتماد على منهجيات التخطيط المتكاملة كبطاقة الأداء المتوازن BSC ومؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPIS والتخطيط بالأهداف والنتائج OKRS والتي تعتبر نظريات شاملة لكل أركان المؤسسة وتساعد على قياس واضح للنتائج، مما يساهم في تحقيق تحسن واضح في أداء المؤسسة والموظف.

ونحن في سياق التحدث عن منهجية التخطيط بالأهداف والنتائج التي تستخدمها شركات كبيرة مثل جوجل وفيسبوك وغيرها، وتم ابتكارها كإطار عملي واضح لقياس مؤشرات النتائج المستهدفة.

دعنا نبدأ ببعض التاريخ عن الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR)، اثنين من عمالقة التكنولوجيا قد نسبوا إطار عمل OKR لنمو شركاتهم Intel وGoogle، ونظراً لسمعتها الناجحة، فقد تم اعتماد هذا النظام من قبل شركات أخرى في وادي السليكون وخارجها.

ما هو التخطيط بالأهداف والنتائجORKS ؟

يمكن تعريف التخطيط OKRS (بالأهداف والنتائج الرئيسية) بأنه إطار عمل قوي تستخدمه منظمات الأعمال للتخطيط وتتبع وقياس التقدم في تنفيذ الخطة وتحقيق النتائج.

فعند البحث عن تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية لفريقك، فإن بنية OKR تعتبر من أفضل الأطر التي يمكن لأي قائد استخدامها فهو إطار عملي لتحديد الأهداف Objectives  والنتائج المرغوب الوصول إليها Key Results ، على عكس مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعتمد بشكل أساسي على البيانات وتجمع OKR بين الطموح والبيانات، بالتالي فإن ما يميز OKR عن أطر تحديد الأهداف الأخرى مثل KPI هو أنه يوفر الفرصة لتحديد أهداف طَموحة وصعبة وبرغم ذلك فإن ما عليك هو تدعيمها بنتائج قابلة للقياس.

باعتبار أداة OKRS أداة تعاونية لتحديد الأهداف فهي تحافظ على سير الفريق في المسار الصحيح لتحقيق أهدافهم القابلة للقياس، ويمكن استخدام OKR لتحديد الأهداف المالية وغير المالية على مستوى الشركة، فيتكون OKR في جوهرة من متغيرين رئيسيين الهدف والنتيجة الرئيسية.

ووفقاً لقاموس Merriam Webster English Dictionary، فإن الهدف هو الشيء الذي يتم توجيه الجهد نحوه، فالأهداف تجعل أفكارنا ملموسة وتقربنا خطوة نحو التنفيذ.

أما النتيجة الرئيسية، هي المكون الثاني الذي يتكون منه OKR وهي المعيار الذي نستخدمه لقياس التقدم نحو أهدافنا، ففي حين أن الهدف هو الشيء الذي نرغب بتخفيفه والنتائج تجعل الأهداف تعمل بشكل جيد، فالأهداف التي ليس لها نتائج رئيسية ما هي إلا مجرد رغبات على عكس الأهداف فالنتائج الرئيسية واضحة ومحددة وقابلة للقياس ومحددة زمنياً.

ترتبط النتيجة بإطار زمني محدد، نهايته تمثل فرصة لتقييم تحقيق مجموعة الأهداف من عدمها، فالأهداف ثابتة وطويلة الأمد بينما يمكن أن تتغير النتائج الرئيسية مع تقدم العمل، بالتالي يكمن جمال OKR في عمليته السريعة وإدراجه وملاءمته للتحليل من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى، وباستخدام إطار العمل يمكن للفرق التحرك في نفس الاتجاه دون تجاوز بعضها البعض.

هكذا تعمل OKRS:

يتم تطبيع كل نتيجة رئيسية على مقياس 100 في المائة أو 1.0 على سبيل المثال، إذا اضطررت لشحن 50 صندوقًا في الشهر وقمت بشحن 40 صندوقاً فقط، فسيكون مقياس النتائج 80 في المائة أو 0.8 إذا تم ترجيح النتائج الرئيسية بالتساوي، فإن تحقيق هدفك هو أيضاً على مقياس 0-1.

علاوة على ذلك، إذا كنت تزن الأهداف، يمكنك تجميع نتيجة الموظف على أساس منتظم (مرة أخرى، عادةً ما يكون هذا فصليًا) وتحديد ما إذا كان الموظف قد حقق 80 بالمائة أو .8 من أهدافه.

يعد الإنجاز المتسق جيدًا للمكافآت والترقيات والزيادات، كما أن الإنجاز المنخفض هو علامة على أن الدور ليس مناسبًا للموظف.

كيف تتلاءم OKRS مع هدفك:

تتلاءم OKR مع خطة تحديد الأهداف لمؤسستك أو شركتك، إنه يقود المواءمة عبر لوحة التحكم في منظمتك، ويقوم إطار العمل بذلك عن طريق إنشاء أهداف ونتائج رئيسية قابلة للقياس وسهلة الفهم على مستوى الفريق والشركة.

يساهم في توضيح النتائج النهائية ويقول الفريق الى تحقيقها بشكل سلس، وبذلك يسهل العمل ولا يتشتت الفريق.

يجب أن تكون مجموعة الأهداف باستخدام OKR شيئاً يعطي اتجاهاً واضحاً فعلى سبيل المثال هدف الشركة هو: توسيع سلسلة إنتاجها في الجمهورية اليمنية.

تكون النتائج الرئيسية عبارة عن التعبيرات القابلة للقياس عادةً في شكل رقمي يتتبع التقدم نحو تحقيق الهدف.

عند تحديد نتائجك الرئيسية بناءً على هدفك، كن محددًا واستخدم النتائج الرئيسية فقط.

مثلا بما يتناسب مع الهدف السابقة:

افتتاح عدد ١٢ فرع في كل من الحديدة، عدن، لحج، سيئون، المكلا، الضالع، ذمار، ريمه

يتم تحديد الفترة الزمنية للنتائج فهذا يقود الفريق مباشرة الى التحقيق دون تأخير.

الأهداف الطموحة ونموذج OKR:

تعتمد GOOGLE الأهداف الطموحة باستخدام نموذج OKR وهي الأهداف التي تتجاوز قدرة فريقهم، ويعملون على تحقيقها، فكلما كانت الأهداف كبارا تجاوزتها الهمم.

فالأهداف الطموحة تدفعك إلى ما وراء حدودك وتساعدك على اكتشاف نقاط قوتك. قد تظن أن هذه الأهداف الطموحة يعني أنك تضع فريقك أو شركتك على طريق الفشل، ولكنها بالفعل تمنحك فرصة استثمار نقاط قوتك التي لم تكن ظاهرة لديك، وقد لا تصل إلى نسبة 100٪ من OKR بأهداف طموحة، إلا أن كل محاولة تشير إلى تقدم كبير بالنسبة لك.

يعد تحقيق نسبة 100٪ من OKR أداءً استثنائياً.

تحدد Google علامة نجاح OKR الخاصة بها عند 70٪.

تعتبر الأهداف الطموحة فرصة لفريقك تدفعهم الى تجاوز حدود أدائهم، وترفع من مستوى فعاليتهم.

الأهداف التي نحددها في OKRS لديها ذات الصفات في أي منهجية تخطيط SMART، والتي تعني:

محددة وواضحة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، ومزمنة.

أهم خصائص الإدارة بالأهداف حسب الهدف هي:

١. التوجه مباشرةً نحو الهدف.

٢. المشاركة الفعّالة لجميع افراد الفريق

٣. يتضمن مجالات النتائج الرئيسية

٤. يتبع نهج النظم الحديثة للتخطيط

٥. تعظيم الاستفادة من الموارد المتاحة

٦. البساطة والديناميكية التشغيلية

٧. التقييم والمساءلة المتعددة

٨. شامل لكل مفاصل المؤسسة

أمثلة تخطيط  OKR:

كانت OKR مسؤولة عن النمو الاستثنائي للعديد من الشركات، بما في ذلك Google. ومع ذلك، بالنسبة لبعض المنظمات، لم تثبت OKR فعاليتها. في هذا القسم، سنلقي نظرة على أمثلة OKR الجيدة والسيئة، إن المحدد الرئيسي لما إذا كانت OKR جيدة أم سيئة هو التزامها بإطار عمل (OKR  الأهداف والنتائج الرئيسية) فيما يلي بعض الأمثلة الجيدة لـ OKRS الجيدة.

المثال الأول

لنفترض أنك جمعت فريقك لمناقشة OKRs لمنظمتك. هذا هو المسار المحتمل الذي سيتبعه الاجتماع.

الخطوة الأولى: يجب تحديد الهدف.

مثلا الهدف ١: زيادة إيرادات الشركة المالية بنسبة ١٠% خلال العام الحالي.

الخطوة التالية: هي تحديد النتائج الرئيسية لتحقيق الهدف المحدد في هذا المثال، هناك ثلاث نتائج رئيسية.

النتيجة الرئيسية 1: بيع أكثر من 1000 وحدة من المنتجات شهريًا.

النتيجة الرئيسية 2: توظيف خمسة مندوبين مبيعات آخرين لمساعدة قسم المبيعات.

النتيجة الرئيسية 3: تأمين عدد مائة عميل جديد على المدى الطويل للمنتج.

يعتمد عدد الأهداف والنتائج الرئيسية التي يمكن أن تحصل عليها على احتياجات الفريق.

وفقًا لـ Whatmatters ، المستوحاة من Google ، يجب أن يكون لديك ثلاثة إلى خمسة أهداف لتحقيق طموح مؤسستك. أيضاً، لكل هدف تحدده، يجب أن يكون هناك نتيجتان إلى خمس نتائج رئيسية مرفقة به.

الخطوة الثالثة: راجع ما حددته، من أهداف OKRS وتأكد من اكتمال تحديد الهدف بشكل واضح، وانه قابل للتحقيق.

ضع في اعتبارك انه لا يتم تحديد OKRS لكل التفاصيل بل للمحددات الرئيسية للخطة، OKRS نظام هرمي، لذلك يتم تعيين OKRs أولاً على مستوى الموظف الفردي، ثم المدير، ثم مدير المدير، وما إلى ذلك. يجب أن ترتبط الأهداف والنتائج الرئيسية نفسها معًا وتصعد إلى أعلى. لذلك، عندما يحقق الموظفون أهدافهم، يجب على المديرين تحقيق أهدافهم، ثم رؤساء الأقسام... إلخ.

أهم العوامل لنجاح عملية الإدارة بالأهداف هي:

·      يجب على المديرين والمرؤوسين تطوير أهداف كل فرد والاتفاق عليها بشكل جماعي.

·      يجب تقييم أداء الموظف بضمير حي مقابل الهدف المحدد.

·      يجب على الإدارة متابعة تقييمات أداء الموظفين من خلال مكافأة الموظفين وفقًا لذلك.

·      يجب على الإدارة اختيار الأهداف الصحيحة بعناية. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المديرين والموظفين عدم الإبلاغ عن مستويات أدائهم بشكل خاطئ لأن هذا من شأنه أن يشوه النظام ويجعله غير موثوق به.

إيجابيات وسلبيات   OKRS

نظراً لبساطة إطار العمل، من السهل معرفة سبب استخدام OKRs بشكل كبير. باستخدام عناصر التحكم والهيكل الصحيح، يمكنك تحقيق نتائج رائعة – وهو ما أثبتته الشركات مراراً وتكراراً، بدءاً من السبعينيات مع Intel.

ولكن هل نظام  OKRSمناسب لك؟ فيما يلي بعض المزايا والعيوب:

الإيجابيات:

·      لديها تركيز حاد ومستمر على الأهداف والتدابير.

·      ينص على مسؤوليات صريحة للموظفين.

·      إنه نظام قياس سهل وموحد (يتم تسوية كل شيء إلى 100 في المائة) مع مواءمة واضحة بين الأهداف والنتائج.

·      ويستخدم تأثير الشلال “العكسي” الاداري من أسفل إلى أعلى بين طبقات الإدارة التي يمكن أن تعزز بيئة أكثر تفاعلاً.

السلبيات:

·      لديها تركيز كبير على التقييم الفردي، مما يثبط سلوك الفريق والتعاون.

·      يجعل من الصعب تتبع حالة المشاريع.

·      وهو أقل مرونة بالنسبة للأهداف بدون تدابير واضحة وقابلة للقياس الكمي.

·      يمكن النظر إلى نهجها الإرشادي على أنه محدود أو إدارة جزئية.

·      يمكن أن يؤدي التحكم المنعزل إلى عدم التوافق بين الأقسام أو التحميل الزائد الموضوعي.