استراتيجية الكايزن وتطبيقها في المؤسسات اليمنية

استراتيجية الكايزن وتطبيقها في المؤسسات اليمنية

 تعتبر استراتيجية الكايزن فلسفة إدارية ابتكرها تايشي أوهونو لقيادة المؤسسات الصناعية والمالية بل ولتطبيقها في كل نواحي الحياة معتمداً فيها على التحليل.

تمكنت كبرى الشركات من تحقيق نقلة نوعية في أدائها خلال أزمنة بسيطة ويرجع الفضل لتطبيق استراتيجية الكايزن مثل شركة (تويوتا) اليابانية والتي تعتبر واحدة من أشهر الشركات التي احتلت الصدارة في إنتاج السيارات في العالم من خلال تطبيق تحسينات تدريجية باستمرار، وشركة (نستلة) والتي تعتبر إحدى أهم الشركات المصنعة للمواد الغذائية على مستوى العالم والتي استفادت من استراتيجية الكايزن في تطبيق مبدأ تقليل الهدر والوقت مما ساعدها على توفير المساحات والموارد الزائدة.

فماذا تعني كلمة كايزن؟ كايزن (Kaizen) هي الكلمة اليابانية التي تعني (التحسين المستمر)، وهي استراتيجية يعمل فيها جميع الموظفين لخلق ثقافة قوية للتحسين المستمر، حيث أنها تصف التحسين المستمر لجميع وظائف الشركة على جميع مستويات التسلسل الهرمي اعتماداً على استخدام الأساليب المنطقية في الإدارة وتفعيل الاستخدام الأمثل للموارد المختلفة دون الحاجة إلى تخصيص استثمارات وموارد جديدة، وهي المنهجية التي صنعتها المعجزة اليابانية والتي يمكن استخدامها في ظروف محدودية الموارد.

وتكمن أهمية استراتيجية الكايزن في جعل العمليات الإدارية والإنتاجية أفضل بشكل مستمر، بما يتناسب مع إستراتيجية المؤسسة والمساهمة في تحقيق أهدافها، ويتحقق ذلك من خلال تقليل الهدر في الوقت والموارد عند اتباع استراتيجية الكايزن فبالتالي ستتحسن الإنتاجية وترتفع تلقائياً، كما يركز الكايزن على النتائج بشكل أساسي فهو يُمكّنك من رفع جودة ما تقوم به وتطويره مع مرور الوقت.

المبادئ التي يقوم عليها كايزن:
يعتمد الكايزن على دمج جميع الأشخاص المعنيون بالتحسين ويعتبر الموظفون هم أول من يتم أخذ اقتراحات التغييرات المستمرة، وذلك لأنهم هم من يقومون بالعمل ويواجهون المشاكل بشكل يومي فهم الأكثر علماً بها من جهة ومن جهة أخرى فإن مشاركة الموظفين في التحسين سيجعل تقبلهم للتغيير أكثر سهولة لأنهم ساهموا في اقتراحه مما سيجعلهم يتمسكون بتفعيل تلك التغييرات الإيجابية، لأن تشجيع الموظفين في الشركات اليمنية على النمو المستمر على المستوى الشخصي والمهني والبحث عن التحسينات الممكنة ومن ثم الشروع في تغيير إيجابي في الشركة من خلال مجموعة من التوصيات لذا لابد من البحث عن مشاركة الموظف فالقيام بذلك يخلق قبولاً للتغيير.

تستند استراتيجية الكايزن في المؤسسات اليمنية على مبادئ عديدة أهمها:

1.    تجاهُل الأفكار الثابتة وجعل المؤسسة دائماً مستعدة للتغيير.

2.    البحث عن المشاكل.

3.    النظر إلى المشاكل على أنها فرص.

4.    الحفاظ على التفكير الإيجابي يُمكّن من رؤية فرصة جديدة.

5.    اختيار الحل البسيط المناسب وليس الحل الأمثل.

6.    التوصل إلى السبب الجذري للأمور.

7.    التفكير بطريقة إبداعية للوصول إلى التحسينات بتكلفة منخفضة وجهد أقل.

8.    عند ارتكاب الأخطاء قم بالتصحيح على الفور.

9.    الاهتمام بالأفكار الصغيرة وتطويرها وتنفيذها

10.     الكايزن لا نهاية له لأنه بغض النظر عن التغييرات التي تم تنفيذها بالمقابل يوجد طريقة للقيام بذلك بشكل أفضل فهو مستمر ما دامت المؤسسة قائمة.

في الواقع إن أبرز ما يميز استراتيجية الكايزن تأثيره الواضح وتركيزه على الأماكن الأهم استراتيجياً فيحقق بذلك نتائج سريعة ويحافظ على استمراريتها في التحسين فالكايزن بطيء ولكنه مستمر.

فوائد تطبيق استراتيجية الكايزن:

أولاً: مسألة تقليل التكاليف، حيث أنّه ومع التركيز على الإنتاجية والكفاءة العاليتين تقل التكلفة على تلك الشركات، نظراً لأنها تحقق مخرجات أعلى دون الحاجة إلى زيادة المدخلات.

ثانياً: رفع درجة التنافسية تُكسب الشركات اليمنية التي تتبع مبدأ التطوير المستمر ميزة تنافسية أعلى، وذلك لأنها تعمل على تحقيق نتائج أفضل باستمرار، ممّا يجعلها تنافس شركات أقوى وأفضل مع مرور الوقت.

هل تطبق المؤسسات في اليمن استراتيجية الكايزن؟

من وجهة نظر صاحب الامتياز لمجلة ريادة الأعمال فإن استراتيجية الكايزن كمصطلح علمي له مبادئ وأسس وقواعد غير مطبق في اليمن، بل لا توجد معرفة لهذه الاستراتيجية لدى مدراء المؤسسات اليمنية، وذلك يرجع إلى كثير من الأسباب:

·       غياب التنمية والتطوير الذاتي لدى القيادات.

·       ضعف وقلة القراءة ومتابعة الجديد في عالم الإدارة.

ومن خلال متابعة المؤسسات اتضح عدم معرفة الكثير وعدم سماعهم بهذا المصطلح بل يثير كثيراً من التساؤلات لدى مدراء المؤسسات وقيادات العمل فيها.

استراتيجية الكايزن وإن كانت تقوم على مبدأ أساسي ورئيسي وهو التحسين المستمر في العمل وعدم النظر بالكمال إلى أي عمل تقوم به المؤسسة، فهي بهذا المعنى موجودة في فكر كثير من القيادات، كعمل واقعي، وليست موجودة كنظرية واستراتيجية لها فلسفتها المعروفة، لذا نجد تحسينات تقوم بها بعض المؤسسات بشكل مستمر ومتناغم، وملموس في كل النواحي الإدارية والتنظيمية للمؤسسة.

ماذا تحتاج المؤسسات اليمنية لتطبيق استراتيجية الكايزن؟

كما قال د/ سليم العقاري إن التطورات الحديثة لبيئة الأعمال وازدياد شدة المنافسة، وزيادة تدفق السلع والمواد ذات الأسعار المنخفضة والجودة الممتازة، استلزم ضرورة  إعادة النظر في الأساليب المحاسبية الإدارية المستخدَمة من قِبل المؤسسات اليمنية، بل إن الكثير منها لم تستطع البقاء في سوق العمل والحفاظ على مركزها التنافسي، وكان أحد الأسباب في ذلك، يرجع الى بعض القرارات الخاطئة في التخطيط والرقابة والتقييم المعتمِدة على معلومات متولّدة من الأنظمة الإدارية التقليدية، فما حدث في اليابان من تقدم صناعي وتكنولوجي، إنما يعود في معظمه إلى إعادة النظر في أساليب الإدارة المستخدمة في تلك البلدان إذ لابد أن تُدار المؤسسات بأسلوب إداري يسعى إلى تحقيق التغيير التدريجي ولو كان بطيئاً لتتمكن المؤسسة من تحقيق الأهداف التي أُنشئت من أجلها، وهذا الأسلوب الإداري هو ما يعرف باستراتيجية الكايزن في الإدارة.

وأضاف د/ سليم أنه بملاحظة الواقع الإداري في المؤسسات اليمنية نلمح غياب التنوع في ممارسة أنماط الإدارة الحديثة، فالإدارة تأتي من الأعلى إلى الأسفل ،والأوامر دائما تقتصر على النمط التقليدي فيُنظر إليها دوماً على أنها توجيهات بين رئيس ومرؤوس، والموظفون يعملون فقط كجهة تنفيذية، بينما في الدول المتقدمة نجد أن الإدارة نمت وتطورت في كثير من المؤسسات وذلك كان نتيجة لسلسلة من التطبيقات على نمط استراتيجية كايزن في الإدارة، حيث أوضحت النتائج أن استخدام استراتيجية كايزن كنمط من أنماط الإدارة يؤدي إلى الفعالية والجودة في الإنتاج ونستطيع القول إن من أهم العوامل التي تسهم في نجاح تطبيق استراتيجية الكايزن داخل المؤسسات اليمنية هي:

·       تغيير ثقافة المدراء والعاملين بالمؤسسة: المشكلة في التغيير هي في كيفية تغيير أفكار  وثقافة مسؤولي الإدارة العليا ، فالقائد عليه أن يكون قدوة في القيادة ، وليس في الكلام وأن يعمل مع المرؤوسين كفريق واحد، ولابد من مشاركة العاملين في كل المستويات في عملية التغيير وخلق  الرغبة والقناعة داخلهم بأهمية التغيير للأفضل ،و التغيير يشمل تغيير ثقافة العمل داخل المؤسسة بترك اللوم والنقد والبحث دائما عن حلول تمنع تكرار المشاكل  بأسلوب تدريجي، بأن تصحح الأخطاء فور وقوعها،  وذلك لأن معظم المديرين يسعون للعلاج المؤقت للمشاكل ، أو الحلول السهلة التي تنتج نتائج مبهرة وسريعة ، فاقتناع والتزام الإدارة العليا بالتغيير بأهمية استخدام استراتيجية كايزن هو السر خلف نجاح أي تغيير لأنهم المثل والقدوة لباقي العاملين .

ان فلسفة التحسين المستمر تتطلب التزاما من الإدارة العليا في إجراء التحسينات، كما أنها تتطلب شعوراً بالمسؤولية الشخصية من جميع العاملين بالمؤسسة والعمل بروح الفريق الواحد، لذلك تعتبر الثقافة التنظيمية عنصراً مهما للتحسين المستمر، فإذا فهم كل فرد في المؤسسة أهمية التحسين المستمر وآمن بذلك فإن كل الأمور الأخرى المتعلقة به هي مسألة تقنية سيسهل تنفيذها.

·       وجود نظام اتصال فعال وجيد حقيقي ومفتوح في جميع الاتجاهات، مبني على تحديث المعلومات، وتنوع أساليب الاتصال الحديثة، ويشجع التواصل الفعال بين الإدارة العليا والعاملين

·       التزام الإدارة العليا بوجود استراتيجية واضحة للمؤسسة، وتوفير سياسات واضحة للدعم الجيد والتوجيه نحو تنفيذ كايزن، وتخصيص الموارد الأكثر فعالية.

·       يتطلب التطبيق الناجح لمنهجية التحسين المستمر (الكايزن)، التزام دعم وتشجيع الإدارة العليا للعاملين من خلال منح الحوافز المادية والمعنوية، وكل متطلبات نجاح جهود التحسين المستمر.

مختبرات العولقي نموذج لتطبيق استراتيجية الكايزن

تأسست مختبرات العولقي التخصصية في العام 1990م كمختبرات طبية تخصصية هدفها تقديم خدمة طبية محلية راقية وبأسعار مناسبة، حيث تعتبر المختبرات السباقة لكل جديد في عالم المختبرات الطبية وتعمل بنظام الجودة العالمي، وبأفضل الأجهزة المعترف بها عالمياً وكوكبة من الكادر الفني المؤهل.

وكانت انطلاقتها من مقرها الرئيسي في أمانة العاصمة شارع الزبيري أمام المستشفى الجمهوري في عام 1990م وحتى هذه اللحظة أصبحت تتواجد في أكثر من أربعة مواقع أخرى في أمانة العاصمة ومحافظة عدن.

التحسين المستمر(الكايزن) ليس مجرد تقنية أو أداة أو أسلوب بل طريقة حياة تركز على الزبون لا على الحصة السوقية، لذا فهو من المرتكزات الأساسية في نجاح المؤسسات واستمرارها في السوق.

فالكايزن سباق دون خط نهاية باعتباره مرحلة لا تنتهي لان هناك مجالات للتحسين في كافة أرجاء المؤسسة، ويجبر الإدارة والعاملين على جعل التعلّم هو الهدف الأساسي الواجب تحقيقه بوصفه أحد الأساليب الداعمة للمؤسسات في المنافسة فقد أصبح التحسين المستمر عنصراً حاسماً في ظل التغيرات الاقتصادية الحالية.

تلتزم إدارة مختبرات العولقي التخصصية بتطبيق سياسة التطوير المستمر لجميع الجوانب المتعلقة بالعمل بالإضافة إلى الإنجاز الفعّال والتطوير المستمر لنظام إدارة الجودة الأمر الذي يؤدى إلى تعزيز مبدأ إرضاء العميل وإضافة قيمة للعمل بالتالي تضمن إدارة المختبر مقدرتها على الإيفاء بالاحتياجات المشروعة والمنتظمة للعملاء ومقدرتها على الوفاء بمتطلباتهم وتطبيق نظام يضمن إبلاغ موظفيها المعنيين بذلك داخل إدارات المختبر وذلك من خلال الآتي:

·       تحمّل المسؤولية على فاعلية نظام إدارة الجودة.

·       ضمان أن سياسة الجودة وأهدافها قد وُضِعَت وحُدِدَت لنظام إدارة الجودة وبأنها متوافقة مع سياق المختبر وتوجهه الاستراتيجي.

·       ضمان دمج متطلبات نظام إدارة الجودة في كافة عمليات المختبر.

·       تشجيع استخدام نهج العملية والتفكير القائم على المخاطر.

·       التأكد من توافر الموارد اللازمة لنظام إدارة الجودة والتحسين المستمر.

·       الإبلاغ بأهمية إدارة الجودة الفعالة والامتثال لمتطلبات نظام إدارة الجودة والتحسين.

·       التأكد من تحقيق نظام إدارة الجودة للنتائج المرجوة.

·       إشراك وتوجيه ودعم الأشخاص للمساهمة في تحقيق فاعلية نظام إدارة الجودة مع تشجيع التحسين المستمر.

·       دعم الأدوار الإدارية الأخرى ذات الصلة بغرض إظهار قيادتها أثناء تطبيقها على نطاق مسؤوليتها.

تقوم مختبرات العولقي التخصصية بتطبيق استراتيجية الكايزن من خلال إنشاء نظام إدارة الجودة وتنفيذه وصيانته ويتم تحسينه باستمرار محتوياً على العمليات اللازمة وتفاعلاتها وفقا لمتطلبات المواصفات الدولية التي تهتم بتنفيذ التحسين حسب معايير محدده يتم تطبيقها لدينا وكما قامت بتحديد العمليات اللازمة لنظام إدارة الجودة وتطبيقاتها في جميع أنحاء المختبر من خلال:
‎أ) تحديد المدخلات المطلوبة والمخرجات المتوقعة لهذه العمليات.
‎ب) تحديد تسلسل وتتابع تلك العمليات والتفاعل بينها.
‎ج) تحديد وتطبيق أساليب الرصد والقياسات ومؤشرات الأداء اللازمة للتأكد من كفاءة التشغيل والتحكم في العمليات.
‎د) تحديد الموارد المطلوبة والتأكد من توفرها.
‎ه) إسناد المسؤوليات والصلاحيات للعمليات.

‎ و) تقييم العمليات وتطبيق أية تغييرات تحتاجها لضمان أن تلك العمليات تحقق النتائج المقصودة.
‎ولقد قمنا هنا في المختبرات بتوثيق العمليات بالقدر اللازم لدعم تشغيلها، والاحتفاظ بالسجلات الدالة على التنفيذ وفق ما هو مخطط له.

إن التحسين المستمر لنظم إدارة الجودة في المختبرات يكون من خلال وضع برامج وأنشطة الأعمال بمختلف أنواعها، فلا بد من الفحص والتقييم المستمر للبرنامج المراد تنفيذه قبل البدء في تطبيقه، وذلك من أجل الوقوف على المسائل المهمة التي تحكم بتقييم جدواه ومبررات وجوده وبصفةٍ عامة فإن المقاييس المتعلقة بنظم إدارة الجودة لابد أن تعكس مدى تلبية رغبات العميل ومدى تحقيق أهداف المؤسسات.

ويعتمد المختبر على سياسة للمراجعة الدورية لضمان التزام العاملين بالمعايير العالمية للجودة، وهذا مما جعل من مختبرات العولقي التخصصية وجهةً رئيسية للجامعات والكليات والمعاهد الحكومية والخاصة لتدريب طلابها على إنجاز أبحاثهم في مختبراتنا.

وبذلك يكون تقديم الخدمة بنتائج دقيقة كون التشخيص هو بداية العلاج وذلك من خلال ضبط الجودة داخلياً وخارجياً وبشتى الوسائل دون النظر عن أي خسائر تذكر والتأكد من نتائج المرضى خصوصاً الغير طبيعية بكل الوسائل الممكنة، كما أنها لا تنصح معظم المرضى لبعض الفحوصات التي قد لا يحتاجونها وذلك من باب الأمانة الطبية الملقاة على عاتقنا وعدم انخراطنا في الجانب الطبي فيما يسمى بعمولة الأطباء كونها تشكل عبئاً على المريض.

كما تم تدوين سياسة نظام إدارة الجودة والتطوير لمختبرات العولقي التخصصية واعتمادها من الإدارة العليا بقياده مدير عام المختبر والتي تؤكد التزام العولقي الكامل نحو إرضاء العميل والتطوير المستمر، وعلى جميع مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام ابتداء من أكبر موظف حتى أصغر موظف لتنفيذ السياسة بشكل دقيق كما تسعى لتطوير خدماتها بإتباع أحدث الأساليب العلمية والتكنولوجية الفاعلة بما يحقق طموحات الإدارة العليا، وذلك من خلال التخطيط اللازم وتنفيذها على مستوى الإدارة الفنية وما يتعلق بالدعم والتطوير التقني والبرامج والأجهزة النوعية والمتخصصة، ويجب مراعاة القضايا المشار إليها الخاصة بالمختبر سواء كانت داخليه أم خارجية فضلاً عن تحديد المخاطر والفرص التي تحتاج إلى معالجة.
يتم التحقق من سلامة وجودة وتحسين الأنظمة والبرامج التقنية وأجهزة الفحص ومعايرتها على فترات محددة أو قبل استخدامها طبقاً لمعيار قياس تم تتبعه إلى معيار قياس دولي أو محلي، وفى حالة عدم توفر ذلك المعيار فإنه يتم الاحتفاظ بمعلومات موثقة تبين الأساس الذي بناءً عليه تمت المعايرة.

ويتم دائماً تحديد ما إذا كانت صحة نتائج القياس السابقة قد تأثرت سلباً عند العثور على أداة قياس غير صالحة للغرض المقصود واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة حسب الحاجة كالتالي:

1. نحافظ على نظم إدارة الجودة ونسعى إلى تحسينه باستمرار، بما يتفق مع المعيار ISO 9001: 2015.

2. نرصد باستمرار سير عملياتنا الوظيفية بناءً على نظام إدارة الجودة، ونحلّل كميتها وجودتها ومؤشراتها الزمنية من أجل التوفيق بمرونة بين طلبات عملائنا وأداء المختبر من ناحية الجودة في بيئة متغيّرة.

4. نشارك في تبادل المعارف والتجارب بين المختبر وجميع الأطراف ذات العلاقة وتشغيل نظامنا ونستغل إمكانيات تحسينه بما يمكّننا من تطبيق أفضل الممارسات المقبولة دولياً.

5. نضمن تحسين المعارف والمهارات الفنية والإدارية لموظفينا بما يمكّنهم من فهم أثر أنشطتهم على متطلبات الجودة.

7. نراقب باستمرار مواردنا البشرية والمالية ومواردنا الخاصة بالبنية التحتية للتحقّق دوماً من كفايتها للاضطلاع بمهامنا وبلوغ أهداف الجودة.

8. نبذل قصارى جهدنا، بالتركيز على تغيير بيئة النظام وتحسين الأداء، من أجل تحسين نظامنا الخاص بإدارة الجودة لجعله مناسباً لتلبية الطلبات المتغيّرة وللاستمرار في تحسين جودة الأداء.

يتم تحليل أوجه القصور في المختبرات من خلال تحديد المخاطر التي يوجهها المختبر ع مستوى كل إدارة ويتم رصدها ومعالجتها بشكل مباشر والاستمرار بتحسينها ومتابعها والتأكد من تنفيذها وتحسينها، كما تلتزم الإدارة بصيانة الأجهزة الفنية والتقنية والبرامج والبنية الأساسية ومرافقها بصورة كافية بما يضمن الحصول على خدمات مطابقة لمتطلبات العميل ويحظى على رضاءه طبقاً للإجراء المشار إليه أعلاه.
ويتم إدخال التحسين على أوجه القصور على شكل مراحل وبشكل دوري ليتم التحقق من سلامه معايير ومتطلبات أنظمة الجودة داخل المختبرات وفروعها على مستوى كل فرع وإدارة وقسم وذلك من خلال تنفيذ التالي:
أولاً: التدقيق الداخلي Internal Audit:
حيث تدرك إدارة مختبرات العولقي التخصصية أن عملية التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة يلعب دوراً محورياً في متابعة وتطوير نظام الجودة المطبق، ويتم تطبيق عملية " التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة " طبقاً لبرنامج معد للتأكد من أن كل بنود نظام إدارة الجودة يتم التحقق منه دورياً وبفترات لا تزيد عن 6 أشهر.
ثانياً: التحليل والتقييم Analysis and Evaluation:
‎تقوم مختبرات العولقي التخصصية طبقاً لإجراء قياس أداء العمليات والتحسين المستمر بتحليل وتقييم البيانات المناسبة والمعلومات الناتجة عن المراقبة والقياس.
‎ويتم استخدام نتائج التحليل لتقييم:
‎‌أ) مطابقة الخدمات.
‎‌ب) درجة رضا العميل.
‎‌ج) أداء وفاعلية نظام إدارة الجودة.
‎‌د) ما إذا كان التخطيط قد تم تنفيذه بفاعلية.
‎‌ه) فاعلية الإجراءات المُتخَذة لمواجهة المخاطر واستغلال الفرص.
‎‌و) أداء مقدمي الخدمات الخارجة.
‎‌ز) الحاجة إلى إدخال تحسينات على نظام إدارة الجودة.

وفي الأخير ولأن مختبرات العولقي التخصصية نموذج مميز لتطبيق استراتيجية الكايزن تقوم  إدارة المختبرات بشكل دوري بمراجعة نظام إدارة الجودة والتحسين مرة كل ستة أشهر بغـرض تقييم مدى الاستمرارية والفاعلية المناسبـة في استيفاء أهداف الإدارة وسياسة الجودة، ويكـون مدير الجودة والتطوير مسؤولًا عن الإعداد لاجتماع مراجعـة الإدارة لنظام ادارة الجـودة بالمختبر وتنفيـذها وتسجيـل نتائجهـا.