المنصب: مسؤول عمليات أول
الموقع: صنعاء
رقم مرجعي للوظيفة: SOO- SAN / 22
الغرض من التقسيم:
مسؤول عن جميع الأنشطة التشغيلية في البعثة. يضمن الامتثال للوائح الجهات المانحة وكذلك السياسات والإجراءات الداخلية لـ IRY ، وتحديث الأدلة والسياسات المحلية ، وبناء قدرات أعضاء الفريق التشغيلي المحلي. يوفر أيضًا الدعم لأعضاء الفريق الآخرين في التخطيط التشغيلي وخطط التنفيذ اللوجستي والتخطيط الإداري والتتبع وما إلى ذلك.
الغرض من الوظيفة:
صاحب الموقف سوف يقدم تقاريره إلى "مدير العمليات" وهو مسؤول عن وظائف الدعم التشغيلي في اليمن بما في ذلك الإدارة واللوجستيات والدعم التشغيلي الميداني. ق / يضمن الامتثال للوائح الجهات المانحة وكذلك السياسات والإجراءات الداخلية IRY ، وتحديث الأدلة والسياسات المحلية ، وبناء قدرات أعضاء فريق العمليات المحلية. ق / يقدم الدعم لأعضاء الفريق الآخرين بشأن القضايا التشغيلية ، بما في ذلك الميزانية التشغيلية وإدارة الأصول والاتفاقيات والتتبع والاتصال والمدخلات في المقترحات وما إلى ذلك.
حسابات رئيسية
- يكون شاغل الوظيفة مسؤولاً عن الوفاء بأدواره ومسؤولياته بما يتماشى مع قيم المنظمة ومبادئ العدل والإنسانية والصدق والاحترام والمعاملة العادلة لزملائه وموظفيه.
الواجبات والمسؤوليات التفصيلية
إدارة الفريق والتنسيق بين القطاعات:
- قيادة وإدارة وتحفيز وتطوير قدرات أعضاء الفريق (المسؤول ، واللوجستيات وتكنولوجيا المعلومات. وسيشمل ذلك قيادة جلسات الإشراف المنتظم والتغذية الراجعة.
- العمل عن كثب مع إدارة البرامج ، والتمويل ، والموارد البشرية ، والأمن ، ووسائط الإعلام والمجان ، وإدارة IRY لتسهيل جوانب العمليات لتخطيط البرنامج ، واحتياجات موارد العمليات القادمة ، وخاصة اللوجستيات.
- الدعوة لأنظمة العمليات ، والعمل مع جميع موظفي IRY لضمان التقديم السلس واعتماد أنظمة التشغيل.
- مساعدة مدير العمليات في تحديد احتياجات العمليات لجميع مكاتب IRY والتنسيق في وقت إعداد الميزانية. ضمان تلبية الاحتياجات التشغيلية للموظفين / المكاتب / دور الضيافة والاستخدام السليم للميزانيات المخصصة.
- العمل عن كثب مع فرق البرنامج والتمويل لتقديم برامج ناجحة مع إظهار إدارة ممتازة لأموال المانحين والامتثال للوائح IRY والجهات المانحة.
- مساعدة فرق البرنامج والإدارات على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم من حيث التفاعل مع إدارات العمليات ، بما في ذلك اجتماعات التنسيق المنتظمة وحل المشكلات وتخطيط المشتريات وأنشطة التخطيط الأخرى لضمان تنفيذ البرنامج بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
- إدارة التنفيذ السليم لأنظمة IRY للإدارة والامتثال والمراقبة كما هو موضح في الكتيبات الميدانية IRY.
- العمل عن كثب مع الامتثال المالي للتخفيف من الاحتيال وتضارب المصالح والتداعيات القانونية على أنشطة IRY.
- تقديم تقرير يومي / أسبوعي / شهري عن البرنامج والأنشطة الإدارية والوضع الأمني ، بالإضافة إلى تقارير الحوادث ، إلى المدير القطري وفقًا لجدول الاتصالات المحدد.
- استقبال وإيجاز ودعم جميع زوار IRY إلى المنطقة.
إدارة
- تأكد من تنفيذ أنظمة الإدارة كما هو موضح في دليل الإدارة الميدانية.
- الإشراف على إنشاء وتطوير مكتب (مكاتب) IRY لتلبية احتياجات أعضاء الفريق بما في ذلك صياغة ومراجعة العقود الخاصة بالمكاتب والمساكن ، وتحسينات العقارات المستأجرة ، وتكنولوجيا المعلومات.
- استمر في تطوير أو مراجعة السياسات الخاصة بالبلد أو المكتب الميداني (سياسة الهاتف ، سياسة تكنولوجيا المعلومات) ومع فريق الإدارة قم بإبلاغ السياسات الجديدة لجميع الموظفين كما هو موضح في دليل الإدارة الميدانية.
- الإشراف على إدارة المرافق ، بما في ذلك إيجارات المساكن والمكاتب والمستودعات لكليهما. ضمان الحفاظ على المعايير الأمنية في جميع المباني.
- الإشراف على تتبع جميع الأصول لضمان الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأصول IRY والمانحين ، بما في ذلك العناصر الاستثنائية التي تتطلب التسجيل وتتبع الحركة ، وفقًا لدليل إدارة الأصول IRY.
- العمل عن كثب مع فريق العمليات فيما يتعلق بمعالجة تأشيرات المغتربين وتصاريح العمل وتصاريح السفر البري وما إلى ذلك ؛ تأكد من الموافقة على التأشيرات والمستندات الأخرى المطلوبة من السلطات في الوقت المناسب
- ضمان شفافية جميع عقود IRY والمعاملات / العلاقات التجارية وبما يتوافق مع القانون اليمني وسياسات IRY / الجهات المانحة.
الخدمات اللوجستية
- قم بالإشراف على فريق إدارة الأسطول والتأكد من وجود الأنظمة لتتبع جداول الصيانة واستخدام الوقود وجدولة المركبات كما هو موضح في إرشادات إدارة الأسطول الميداني.
- تأكد من اتباع إجراءات المستودع كما هو موضح في إرشادات سياسة وإجراءات المستودعات ، حسب الضرورة.
- ضمان الاحتفاظ بسجلات جرد المواد وتدفق المواد في جميع المستودعات.
- الإشراف على المواد غير الغذائية وتخزين السلع والتحركات حسب الحاجة.
- تنسيق الجوانب اللوجستية (غير البرنامجية) لمشاريع المساعدات المادية والشحنات المرتبطة بها ، وإدارة عناصر الاستيراد والتخليص الجمركي.
- الإشراف على التخليص الجمركي وتسجيل المعدات والترخيص والتأمين وما إلى ذلك ؛
التعلم التنظيمي: كجزء من التزامنا بالتعلم التنظيمي ودعماً لفهمنا أن المنظمات التعليمية أكثر فعالية وكفاءة وذات صلة بالمجتمعات التي تخدمها - نتوقع من جميع أعضاء الفريق تخصيص 5٪ من وقتهم لأنشطة التعلم التي تفيد IRY وكذلك أنفسهم.
المساءلة أمام المستفيدين: من المتوقع أن يدعم أعضاء فريق IRY جميع الجهود نحو المساءلة ، وتحديداً تجاه المستفيدين لدينا والمعايير الدولية التي توجه أعمال الإغاثة والتنمية الدولية ، مع إشراك المجتمعات المستفيدة بشكل فعال كشركاء متساوين في تصميم ومراقبة وتقييم مشاريعنا الميدانية .
المسؤولية الإشرافية: يشرف مباشرة على فريق سلسلة التوريد في صنعاء ويقدم الدعم الفني لموظفي العمليات في المكاتب الميدانية.
مسئولية:
يقدم تقاريره إلى: مدير العمليات
يعمل مع: اللوجستيات ، والمسؤول ، والشؤون المالية ، ومنسقو البرامج والمشاريع ، ومدير البرنامج ، ومدير المشروع ، وأعضاء فريق الأمن ، ووسائل الإعلام والمكتبات ، والأمن والقطاعات الأخرى بالإضافة إلى المكاتب الميدانية
مواصفات الشخص
أ) التعليم / التدريب
- يفضل الماجستير في إدارة الأعمال أو غيرها من التخصصات ذات الصلة.
- ستكون الشهادة في إدارة سلسلة التوريد ميزة
ب) الخبرة المطلوبة:
- 3-5 سنوات من الخبرة الميدانية في منظمة غير حكومية في مجال الإغاثة الإنسانية أو التنمية ويفضل أن يكون ذلك بمسؤوليات مشرف.
- خبرة في إدارة / الإشراف على الأنشطة اللوجستية الكبيرة. سيكون العمل مع المشاريع الممولة من برنامج الأغذية العالمي قيمة مضافة للمرشح.
- خبرة في إنشاء وإدارة سلسلة التوريد ، وتقديم دعم إداري فعال في الاستجابة لحالات الطوارئ في مكتب متعدد المجالات ، وإعداد متعدد البرامج.
- أظهر فهمًا لحالات الطوارئ المعقدة والمخاوف الأمنية ذات الصلة والاستجابات المناسبة لمثل هذه الحالات الطارئة. مهارات جيدة في تحليل السياق.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتمثيل والقدرة على العمل بشكل مريح مع طاقم عمل متنوع عرقيا في بيئة حساسة للغاية.
- مهارات فعالة في التنسيق والتنظيم وتحديد الأولويات وكذلك في تطبيقات Microsoft Office.
- أظهر الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على اتباع الإجراءات والوفاء بالمواعيد النهائية والعمل بشكل مستقل وتعاون مع أعضاء الفريق.
- قدرة مثبتة على حل المشكلات بشكل مستقل دون إشراف مباشر.
- المعرفة بأنظمة وإجراءات IRY (خاصة أنظمة مشتريات IRY) مرغوبة للغاية.
- إجادة اللغة الإنجليزية المطلوبة: مهارات كتابية وشفوية ممتازة. يفضل معرفة اللغة العربية.
- يفضل خبرة العيش والعمل في اليمن أو في منطقة الشرق الأوسط.
- خبرة في العمل مع الجهات المانحة الرئيسية في بيئة متعددة المانحين ؛ معرفة لوائح الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية والجهات المانحة للأمم المتحدة مفيدة.
ج) الكفاءات
القيم الأساسية (مطلوب):
- التزام.
- التنوع والتضمين.
- التكامل.
الكفاءات الأساسية (مطلوب):
- تواصل.
- العمل مع الناس.
- حملة من أجل تحقيق النتائج.
الكفاءات الوظيفية (مطلوب):
- صياغة الاستراتيجيات والمفاهيم.
- التخطيط والتنظيم.
د) شروط العمل ومستوى السفر المطلوب
- يقع هذا الموقف في صنعاء - اليمن ومع ذلك تطلب السفر إلى المكاتب الميدانية لدعم وبناء قدرات الفريق التشغيلي.
آخر
- فهم مبادئ الحماية وسلامة الطفل وحمايته من الاعتداء والاستغلال الجنسي والالتزام بها.
