المنصب: منسق الخدمات اللوجستية
الموقع: عدن يقدم
تقاريره إلى: مدير العمليات الأول
ومرجع الاتصال الحكومي: 22-22
المدة: حتى 31 ديسمبر 2022 ، قابلة للتجديد بناءً على توافر الأموال والأداء
عن عدرا:وكالة السبتية للتنمية والإغاثة هي وكالة إنسانية مستقلة تأسست لغرض محدد هو توفير التنمية الفردية والمجتمعية والإغاثة في حالات الكوارث. تسعى أدرا اليمن إلى مهمة تغيير العالم من خلال الارتقاء بحياة واحدة تلو الأخرى. تخدم أدرا الدولية 142 دولة وكانت موجودة في اليمن منذ عام 1995. لديها أكثر من 1200 عامل إغاثة يخدمون في اليمن مما يجعلها واحدة من أكبر عمليات أدرا في العالم. يتم دعم برامجها من قبل USAID و OFDA و The Japan Platform و DANIDA ووزارة الخارجية الألمانية والمساعدات الإنسانية الألمانية و Sida و UNOCHA و UNHCR و WHO و WFP و DFID. لها حضور في 14 محافظة في اليمن تستجيب لجميع مجالات القطاعات الإنسانية. تقوم منظمة أدرا اليمن بتنفيذ برامج في اليمن في مجالات الصحة وحماية الطفل والتعليم وحماية المرأة وتمكينها ، توزيع المواد غير الغذائية والأغذية ، والمساعدات النقدية ، وبرامج سبل العيش. يثير عملنا في هذه الأوضاع الصعبة بعضًا من أكثر القضايا إلحاحًا التي تواجه العمل الإنساني المعاصر ، بما في ذلك مسائل الوصول والأمن والتمويل والتنسيق.
ملخص:
تحت الإشراف المباشر لمدير العمليات الأقدم والاتصال الحكومي ، يقدم منسق اللوجستيات الدعم لجميع الإدارات والمشاريع لضمان إدارة لوجستية فعالة وفعالة وتقارير المشتريات عبر عدن ، المكتب الفرعي في عدن.
المسؤوليات
سيكون "منسق اللوجستيات" مسؤولاً على سبيل المثال لا الحصر:
المسؤوليات اللوجستية:
- مسؤول عن إدارة المستودعات الشاملة.
- آليات المراجعة وإعداد التقارير الشهرية لجميع الوظائف اللوجستية.
- تحديثات أسبوعية وتقارير شهرية إلى مدير العمليات الأول ومسؤول الاتصال الحكومي بشأن جميع الأنشطة اللوجستية.
- تدريب الموظفين اللوجستيين والموظفين ذوي الصلة على قضايا الامتثال اللوجستي ذات الصلة كما هو مطلوب بموجب سياسات ADRA والجهات المانحة والقوانين القانونية من أجل ضمان الامتثال.
- مراجعة تقرير المركبات الشهري وإعداد تقرير الأسطول الشهري مع التركيز على الاستخدام الأمثل (مراعاة اعتبارات الميزانية).
- ينسق تحركات وأنشطة السائقين.
- متابعة قائمة واجبات السائقين ، وردية العمل ، والسجل ، وما إلى ذلك.
- توحيد تقارير إدارة الأصول ومشاركتها إلى مدير العمليات الأقدم ومسؤول الاتصال الحكومي مع توصياته
- تأكد من أن النماذج المعيارية لـ ADRA يتم استخدامها باستمرار ، ومتاحة بسهولة ، وإكمالها بدقة وبشكل إلكتروني من قبل جميع فريق المكتب الفرعي لـ ADRA.
- يشرف على الإيداع المناسب لجميع الطلبات (الوطنية والدولية) لضمان التتبع الدقيق والتوثيق لأغراض التدقيق.
- يضمن وجود أنظمة حفظ الملفات اللوجستية المناسبة والامتثال لها بشكل فعال
- المساعدة في إدارة نقل جميع موظفي المكاتب الفرعية ، وضمان التنسيق مع الزملاء والشركاء ومقاولي النقل حسب الضرورة.
- يشارك في اجتماع التقدم المنتظم مع موظفي الخدمات اللوجستية من ADRA والمتابعة مع نقاط العمل المتفق عليها.
مسؤوليات الشراء:
- تحديث نظام التتبع الرقمي للمشاركة الأسبوعية / الشهرية مع مدير العمليات الأول والاتصال الحكومي. وهذا يشمل على سبيل المثال لا الحصر تتبع المشتريات وآلية إعداد التقارير لاستخدامها من قبل مديري المشاريع والإدارة
- تدريب فرق المشتريات على استخدام الأنظمة المحسنة والموحدة.
- تأكد من أن نماذج الشراء المعيارية لـ ADRA يتم استخدامها باستمرار ، ومتاحة بسهولة ، وملءها بدقة وبشكل إلكتروني من قبل جميع فريق ADRA.
- يساعد مدير العمليات الأقدم والاتصال الحكومي ، مع مراجعة وثائق المشتريات للموافقة عليها.
- تعد العقود للموردين والبائعين ومقدمي الخدمات المختارين للمراجعة والموافقة ، وضمان الضمانات الكافية وشروط الاحتفاظ مدرجة.
- أداء أي واجبات أخرى ذات صلة كما هو مطلوب.
والمؤهلات والمهارات:
- الحد الأدنى لدرجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ، ويفضل أن يكون ذلك في إدارة العمليات أو المجالات ذات الصلة ، مع خبرة مثبتة في اللوجستيات / المشتريات والإدارة.
- خبرة لا تقل عن 4 سنوات في إدارة العمليات ، ويفضل في المنظمات الدولية غير الحكومية والمجالات ذات الصلة.
- معرفة قوية بأفضل الممارسات في إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية.
- مهارات استثنائية في القيادة والتنظيم وإدارة الوقت.
- مهارة قوية في التحليل وحل المشاكل.
- مهارات شخصية وتنظيمية وتواصلية ممتازة.
- مهارات اتصال شفهية / كتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
- القدرة على أولويات عبء العمل ، والعمل بشكل جيد تحت الضغط والاستباقية.
- القدرة على بناء العلاقات الداخلية والخارجية.
- مستوى عال من الصدق والنزاهة
- مهارات حاسوبية جيدة جدًا ؛ مايكروسوفت أوفيس (وورد ، بوربوينت ، إكسل) - متقدم.
قيم أدرا:
نتمسك بالمبادئ الإنسانية ؛ قيمنا الرئيسية:
- احترام
- النزاهة والشفافية
- التواصل بشكل مفتوح وواضح وفي الوقت المناسب وبشكل مناسب.
- التميز في جميع الأنشطة
