سكرتارية تنفيذية

نبذة عن المؤسسة:

تعمل المؤسسة الوطنية للتمويل الأصغر في التمكين الاقتصادي ودعم أصحاب المشاريع الصغيرة والأصغر منذ 2003م. وتسعى لتكون مصدر التمويل وأداة النمو والتطوير لتمكين المجتمع اقتصاديا بمجموعة من الخدمات المالية كالتمويل والادخار والتأمين وكذلك الخدمات الغير مالية كدراسات الجدوى والتدريب والمتابعة. الوطنية للتمويل تدير محفظة استثمارية وزراعية من خلال أكثر من 150 موظف في 21 فرع في جميع أرجاء اليمن.

لمزيد من المعلومات حول المؤسسة يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني (www.nmfy.org)

تعلن المؤسسة الوطنية للتمويل الأصغر عن فتح باب التقديم لوظيفة سكرتارية تنفيذية وذلك للانضمام الى فريق المؤسسة الوطنية للتمويل الأصغر.

المسمى الوظيفي: سكرتارية تنفيذية

مكان العمل: الإدارة العامة -صنعاء

تاريخ الإعلان: 13/08/2026

تاريخ انتهاء الإعلان: .12/09/2029

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

أولا: الاعمال المكتبية:

استقبال وفرز المعاملات والمراسلات الواردة إلى المؤسسة والصادرة من المؤسسة والختم عليها بما يفيد ذلك محدداً التاريخ والوقت على الختم وقيدها في السجلات المخصصة لذلك وتوزيعها على المعنيين.

•     متابعة الحصول على ردود للمراسلات الصادرة من المدير التنفيذي ونائبه.

•     الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير التنفيذي ونائبه سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.

•     إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المتسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.

•     المحافظة على سرية المعلومات الواردة في الملفات والسجلات التي يتم استخدامها.

•     طباعة القرارات والمراسلات الداخلية والخارجية وقيدها في السجلات وفق أرقام تسلسلية وتوزيعها على الإدارات المعنية.

•     التأكد من أن جميع المواد واللوازم الخاصة بعمل المدير التنفيذي ونائبه متوفرة بالكميات اللازمة لتسيير العمل على النحو المطلوب.

•     تنسيق ومتابعة التحضير للاجتماعات الدورية والشهرية التي ينبغي حضورها من قبل المدير التنفيذي ونائبه والتأكيد من أن قاعة الاجتماعات مزودة بكافة التسهيلات والمتطلبات التي تحتاجها هذه الاجتماعات، وكتابة محاضر الاجتماعات وتوثيقها، ومتابعة تنفيذ توصياتها حسب تعليمات المدير التنفيذي أو نائبه.

•     استقبال الشكاوى الواردة.

•     متابعة طلبات المانحين من الإدارات وتجهيزها والرد عليها.

•     متابعة متطلبات المراجعين الخارجين والجهات الخارجية لدى الإدارات وتجهيز المتطلبات والرد عليها.

ثانيا: مواعيد والزيارات ومكالمات وارشفة

•     جدولة مقابلات ومواعيد المدير التنفيذي ونائبه.

•     استقبال المعاملين والزائرين للمؤسسة وتقديم الخدمات اللازمة لهم.

•     استقبال المكالمات والرد عليها وتحويل المكالمات.

•     يتم أرشفة المراسلات الصادرة والواردة يدوياً والكترونيا بعد استكمال الإجراءات الإدارية (قيد-ختم – ترقيم –إدخال آلي إن وجد).

•     حفظ مراسلات وثائق المؤسسة الصادرة والواردة مع أولياتها ومرفقاتها في ملفات يسهل الرجوع إليها لكل سنة ميلادية حسب الهيكل التنظيمي على مستوى الإدارات، وحفظ أصول العقود والسياسات المعتمدة، والموقعة، وارشفتها إلكترونيا ومكتبيا.

•     ترتيب أرشيف السكرتارية وي/ تكون مسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات ومستندات أصول المؤسسة المسلمة له / لها.

•     متابعة مدراء الإدارات لتسليم خطط التشغيل السنوية في الموعد المحدد بالإضافة الى متابعة تسليم تقارير الإنجاز وفق المخطط الشهري والربع السنوي.

رابعا: أي مهام أخرى يحددها المدير التنفيذي أو نائبه.

المؤهلات العلمية:

•                    درجة البكالوريوس في أي مجال ذو صلة

•                    خبرة لا تقل عن سنة في نفس المجال

•                    إجادة اللغة الإنجليزية كتابة ونطق بمستوى عالي

•                    استخدام الكمبيوتر وبرامج المايكروسوفت اوفيس

•                    المقدرة على التعامل والتواصل مع الآخرين

لمن تتوفر لديه الشروط يتم التقديم على الربط التالي:

https://forms.gle/sNKg9ShHDiWGedoQA