مساعد الموارد البشرية

المسمى الوظيفي

المسمى الوظيفي: مساعد الموارد البشرية

/ المستوى / الدرجة: 9A

القسم: الموارد البشرية والإدارة

الموقع: اليمن | عدن

الخلفية: تستجيب لجنة الإنقاذ الدولية (IRC) لأسوأ الأزمات الإنسانية في العالم وتساعد الناس على البقاء وإعادة بناء حياتهم. تأسست لجنة الإنقاذ الدولية في عام 1933 بناءً على طلب ألبرت أينشتاين، وتقدم الرعاية المنقذة للحياة والمساعدة في تغيير الحياة للاجئين الذين أجبروا على الفرار من الحرب أو الكوارث. في عملنا اليوم في أكثر من 40 دولة و22 مدينة أمريكية، نعيد الأمان والكرامة والأمل للملايين الذين اقتلعوا من جذورهم ويكافحون من أجل البقاء. لجنة الإنقاذ الدولية تقود الطريق من الأذى إلى المنزل.

تستجيب لجنة الإنقاذ الدولية لاحتياجات الناس الحادة والطويلة الأجل من خلال برامج متكاملة تعمل على تحسين الصحة والسلامة، وإعطاء الأولوية لتعليم الأطفال، وتعزيز الرفاهية الاقتصادية، وتمكين المجتمعات من استعادة السيطرة على حياتهم. يثير عملنا بعض القضايا الأكثر إلحاحًا التي تواجه العمل الإنساني المعاصر، بما في ذلك مسائل الوصول، وحساسية النزاع، والتنسيق، والتأثير.

بدأت لجنة الإنقاذ الدولية في اليمن برامجها في أكتوبر 2012. منذ تأسيس وجودها في جنوب اليمن، في مدينة عدن الساحلية على البحر الأحمر، تطورت المنظمة من مجرد مشروع تنفيذي صغير إلى التعامل مع عمليات الطوارئ والإغاثة واسعة النطاق. في أعقاب الحرب التي اندلعت في اليمن في مارس من عام 2015 والكارثة الإنسانية التي صنعتها، أطلقت لجنة الإنقاذ الدولية أحد برامج الاستجابة الطارئة في المحافظات الجنوبية عدن ولحج وأبين وشبوة والضالع. تعمل لجنة الإنقاذ الدولية في اليمن حاليًا في ثماني محافظات في جنوب وشمال اليمن وصنعاء والحديدة في الشمال من خلال البرمجة المباشرة ومن خلال الشراكات المحلية في مجالات الصحة والمياه والصرف الصحي والتغذية وتنمية التعافي الاقتصادي والتعليم وحماية الطفل والمساواة بين الجنسين والمساواة بين الجنسين. حماية المرأة وتمكينها.

تعمل لجنة الإنقاذ الدولية (IRC) في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (MENA) منذ أكثر من أربعين عامًا. اليوم، لدى لجنة الإنقاذ الدولية أكثر من 2200 موظف يعملون في جميع أنحاء المنطقة، بما في ذلك في العراق والأردن ولبنان وليبيا وسوريا واليمن لدعم المتضررين من بعض الأزمات الإنسانية الأكثر تعقيدًا وطويلة الأمد في العالم.

مجال العمل:

تبحث IRC عن مساعد ديناميكي للموارد البشرية لدعم مهام الموارد البشرية اليومية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إدارة العقود وإدارة الإجازات وحفظ الملفات والأرشفة المركزية للموظفين.

ملخص العمل:

تحت إشراف نائب مدير الموارد البشرية. سيدعم مساعد الموارد البشرية تأهيل الموظفين الوطنيين، وإدارة العقود، والحفاظ على قاعدة بيانات الموظفين، وإدارة الأداء، وإدارة الوقت والإجازات ودعم الموارد البشرية في المكاتب الميدانية وواجبات الموارد البشرية الأخرى.

علاقات العمل:

- التواصل المنتظم والمفتوح بشأن المهام اليومية مع نقاط اتصال الموارد البشرية في جميع المواقع الميدانية.

- التواصل مع نائب مدير الموارد البشرية فيما يتعلق بطلبات جمع بيانات الموارد البشرية من جميع المواقع الميدانية.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة العقود والملفات:

الحفاظ على الإشراف على فترات العقد وبدء المناقشة حول مراجعة التمديد من خلال المديرين التنفيذيين.

مسؤول عن إعداد خطابات حالة التوظيف ثنائية اللغة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر؛ تعديلات العقود، التمديدات، البدلات، إشعار إنهاء العقد وإنهائه، تمديد فترة الاختبار.

عند تعيين موظفين جدد، تأكد من مشاركة حزمة الإعداد واطلب وثائق توظيف جديدة من الموظفين الجدد.

التعاون مع فريق التوظيف والتأكد من تلقي الوثائق الداعمة الدقيقة لجميع الموظفين المعينين حديثًا منهم.

تأكد من حفظ المستندات الورقية الموقعة وملفات الموظفين بما يتوافق مع سياسات IRC.

مسؤول عن تحديث قائمة مراجعة تعقب الموظفين عند تقديم مستندات جديدة في ملف الموظفين.

إعداد المستندات المطلوبة في حالة التدقيق الخارجي/الداخلي، تحت إشراف المشرف المباشر.

تأكد من أن جميع فريق الموارد البشرية في الميدان يستخدم النماذج والترويسات المحدثة بما يتوافق مع المكتب الرئيسي.

بالتنسيق مع نائب مدير الموارد البشرية، يمكنك الحفاظ على نظام حفظ ملفات مركزي يسهل الوصول إليه وضمانه؛ ضمان الأرشفة المنظمة لوثائق الموارد البشرية الرسمية.

إدارة الإجازة/الجدول الزمني:

أمين استمارات طلب الإجازة للموظفين الوطنيين في عدن.

التحقق من الإجازة قبل الموافقة عليها وتحديث أداة تعقب الإجازة لجميع الموظفين على أساس أسبوعي.

إرسال جدول زمني شهري واستلام الجداول الزمنية / إجازات الموظفين المعتمدة في مكتب عدن.

تأكد من استلام مستندات الجدول الزمني الدقيقة والصحيحة من نقاط اتصال الموارد البشرية في جميع المواقع الميدانية.

تحديث جدول تتبع الجدول الزمني على أساس شهري ومشاركته مع نائب مدير الموارد البشرية

قم بتحديث نائب مدير الموارد البشرية بشأن استخدام الإجازات من قبل الموظفين لمنع مستويات الاستحقاق غير المستحقة.

تأكد من أن جميع أدوات التتبع ذات الصلة محدثة ومدعومة بالمستندات ذات الصلة: متتبع الإجازات وقاعدة بيانات الجدول الزمني وقائمة العقود الرئيسية وما إلى ذلك.

احصل على مخطط الإجازات من جميع الأقسام وقم بتحديث التخزين السحابي.

قم بإنشاء تقرير ذي صلة شهريًا من نظام الإصبع / بصمة الوجه عن حضور الموظفين عند الطلب.

مسؤول عن توجيه الموظفين في وحدة الإجازة والجدول الزمني في نظام إدارة الموارد البشرية.

تأهيل الموظفين وتوجيههم:

العمل مع نائب مدير الموارد البشرية في تنسيق جدول التوجيه الشامل للموظفين الجدد.

ينضم الموظفون الجدد إلى السياسة الوطنية لموظفي IRC.

تأكد من توقيع جميع السياسات في يوم إعداد التقارير وأن السياسات موضحة جيدًا أثناء عملية الإعداد.

دعم توجيه الموظفين بشكل دوري حول سياسات وإجراءات الموارد البشرية في IRC.

إدارة الأداء وتنسيق التدريب:

يدعم نائب مدير الموارد البشرية في متابعة عملية إدارة الأداء لموظفي IRC.

التواصل مع المديرين التنفيذيين بشأن التقييم المستحق والتأكد من اتباع إجراءات التقييم والتأكد من تعميم نماذج التقييم الصحيحة في الوقت المناسب.

متابعة النسخ الورقية من تقييمات الأداء والأهداف والغايات.

التأكد من تقديم وثائق التقييم في ملف كل موظف.

دعم الموارد البشرية في المواقع الميدانية:

الدعم والمساعدة في تنسيق اتصالات الموارد البشرية بين المكاتب الميدانية الأخرى.

توحيد البيانات والتقارير المطلوبة من جميع المواقع الميدانية وتقديمها إلى نائب مدير الموارد البشرية.

التأكد من إتاحة نماذج IRC القياسية للميدان، وتطبيقها بالطريقة المناسبة.

إعداد التقارير وإدارة قواعد البيانات:

ضمان تحديث جميع أدوات التتبع، وقواعد بيانات الإجازات والجداول الزمنية، وقائمة العقود الرئيسية لجميع الموظفين، وإدارة الموارد البشرية أسبوعيًا، وتقرير مقاييس الموارد البشرية الشهري والتقارير المخصصة الأخرى المعدة والموحدة لاستخدام الإدارة حسب الاقتضاء.

أي واجبات أخرى ذات صلة بالموارد البشرية حسب طلب المشرف.

هذا الوصف الوظيفي ليس شاملاً ويمكن إضافة / إزالة مهام إضافية في نطاق الدور وفقًا للتغييرات التشغيلية.

المتطلبات: (المؤهلات والمهارات والقدرات):

أ. التعليم:

درجة البكالوريوس (أي مجال ذي صلة).

ب. الخبرة:

- خبرة لا تقل عن 4 أشهر حتى سنتين في مجال الموارد البشرية (يفضل خبرة سابقة مع المنظمات غير الحكومية الدولية)

محو الأمية الحاسوبية الأساسية (MS Office والإنترنت ورسائل البريد الإلكتروني والأنظمة).

اللغة الإنجليزية واللغة العربية على حد سواء ضرورية.

ج. المهارات والقدرات:

معرفة عامة بمختلف قوانين وممارسات التوظيف في اليمن.

القدرة على القيام بالمسؤوليات بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الدعم الفني.

مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين والتي تعمل عبر مجموعة متنوعة من بيئة العمل متعددة الثقافات.

ميسر جيد وزميل متميز يتمتع بموقف مرن في حل المشكلات.

مهارات الاتصال والتأثير والتدريب عالية المستوى.

مهارات ممتازة في التواصل بين الأشخاص وإدارة الوقت، شفهيًا وكتابيًا.

مهارات ممتازة في التعامل مع الأشخاص، وحساسة ثقافيًا، مع القدرة والاهتمام بالعمل في فريق متعدد الثقافات.

الحرص على التفاصيل في مراجعة المستندات وتصحيحها.

د. الكفاءات:

الاستماع الفعال والتواصل الفعال.

التفكير النقدي وحل المشكلات.

الاحتراف وأخلاقيات العمل.

تقبلا ومرونة.

التفاعلات الشخصية الإيجابية

المعايير المهنية

يجب على العاملين في IRC وIRC الالتزام بالقيم والمبادئ الموضحة في طريقة IRC - معايير السلوك المهني. هذه هي النزاهة والخدمة والمساءلة. وفقًا لهذه القيم، تعمل لجنة الإنقاذ الدولية وتنفذ السياسات المتعلقة بحماية المستفيدين من الاستغلال والإساءة، وحماية الأطفال، ومكافحة التحرش في مكان العمل، والنزاهة المالية، ومكافحة الانتقام

IRC هو صاحب عمل يتسم بتكافؤ الفرص. تنظر لجنة الإنقاذ الدولية في جميع المتقدمين على أساس الجدارة بغض النظر عن العرق أو الجنس أو اللون أو الأصل القومي أو الدين أو العمر أو الحالة الاجتماعية أو الإعاقة أو أي خاصية أخرى يحميها القانون المعمول به.

تسعى IRC جاهدة لبناء فريق متنوع وشامل على جميع المستويات، كأفراد وكمجموعة، يجسد بيان ثقافتنا مما يخلق بيئة عمل تتميز بالتفكير النقدي وتقاسم السلطة والنقاش والموضوعية بالنسبة لنا لتحقيق تطلعاتنا كفريق واحد. وتقديم أفضل الخدمات الممكنة لعملائنا.

كيفية التقديم

1- للحصول على دليل تطبيق حجر الأساس، ابحث عن الرابط: دليل تطبيق حجر الأساس

2- السيرة الذاتية، ويجب تقديم نسخ من الشهادات الأكاديمية والعملية في النظام.

آخر موعد للتقديم: 10 يونيو 2024 . سيتوقف النظام عن تلقي السير الذاتية في الساعة 12:00 صباحًا يوم 10 يونيو 2024. وسيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.