الموقع : عدن
المشرف الإداري : المنسق اللوجستي
المرجع : 24 - 09
المدة : حتى 30 يونيو 2024، قابلة للتجديد بناءً على توافر التمويل والأداء
حول أدرا:
وكالة السبتية للتنمية والإغاثة هي وكالة إنسانية مستقلة أنشئت لغرض محدد هو توفير التنمية الفردية والمجتمعية والإغاثة في حالات الكوارث. تسعى ADRA يمن إلى تحقيق مهمة تغيير العالم من خلال الارتقاء بحياة شخص ما في كل مرة. تخدم ADRA International 117 دولة وهي موجودة في اليمن منذ عام 1995. ويتم دعم برامجها من قبل الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية، BHA، منصة اليابان، DANIDA، GFFO، BMZ، IHA Canada، UNOCHA، وبرنامج الأغذية العالمي. ولها تواجد في 12 محافظة في اليمن تستجيب لـ 8 مجالات القطاعات الإنسانية. تنفذ ADRA يمن برامج في اليمن في مجالات الصحة والتغذية والمياه والصرف الصحي والأمن الغذائي وسبل العيش والحماية.
الصون:
تلتزم منظمة أدرا اليمن بحماية وتعزيز رفاهية البالغين المعرضين للخطر والأطفال في المجتمعات المستهدفة، فضلا عن رفاهية جميع ممثلي أدرا اليمن. تتوقع ADRA يمن من صاحب المنصب أن يلتزم بهذا الالتزام ويشاركه.
ستكون هناك حاجة إلى جميع التدابير اللازمة لتوظيف أكثر أمانًا، بما في ذلك إجراء فحوصات خلفية شاملة.
ملخص:
تحت الإشراف المباشر لمنسق اللوجستيات، يلعب موظف المستودعات دورًا محوريًا في الإدارة الفعالة لعمليات مستودعات ADRA، مما يضمن الإدارة الدقيقة واستلام وتخزين وتوزيع مجموعة واسعة من الإمدادات. ويشمل ذلك الأدوية والمواد القابلة للتلف وقطع الغيار والأدوات والمعدات وغيرها من المواد اللوجستية الحاسمة لنجاح مشاريع وإدارات ADRA. مسؤول المستودع مكلف بالحفاظ على مخزون دقيق وحديث، وإجراء عمليات جرد مادي منتظمة ودورية، وتنفيذ أنظمة تتبع ومراقبة متقدمة لجميع الأصول داخل المستودع.
المسؤوليات:
سيكون "ضابط المستودع" مسؤولاً على سبيل المثال لا الحصر عما يلي:
المسؤولية الوظيفية رقم 1: إدارة الأدوية والمستلزمات:
- يحتفظ بنظرة عامة على المخزون الطبي للبرنامج؛ مراقبة توافر المنتجات الطبية لتجنب نفاد المخزون والخسائر المالية الناتجة عن المواد منتهية الصلاحية.
- ينسق مع فريق سلسلة التوريد للقيادة والإشراف على دورة شراء المعدات الصيدلانية والطبية وشراء المعدات لضمان التوافق مع متطلبات الجهات المانحة والمشروع، والمواصفات الفنية المناسبة التي تتوافق مع الاحتياجات، ونزاهة جميع العطاءات والمناقصات وعمليات التسليم.
- عند استلام الشحنة الطبية، يقوم أمين المستودع، جنبًا إلى جنب مع أمين المستودع، بالتحقق من بوليصة الشحن وقوائم التعبئة، وإجراء الجرد المادي، والتحقق من الأضرار والجودة مقابل أمر الشراء للتأكد من أن جميع العناصر المستلمة مطلوبة، والإبلاغ عن أي أضرار أو تناقضات من حيث الكمية والمواصفات الفنية إلى المدير المباشر وسلسلة التوريد في أقرب وقت ممكن.
- سيضمن جمع بيانات استهلاك الأدوية في المرافق الصحية وتجميعها وتحليلها واستخدامها للتنبؤ باحتياجات البرنامج.
- يتعاون مع قائد فريق الصحة والتغذية لتحديد مستويات أمان المخزون في مرافق ADRA المنفذة مباشرة.
- بالتعاون الوثيق مع أمين (أمناء) المستودعات، يقوم بتطوير تنبيه مستويات المخزون (استنادًا إلى متوسط الاستهلاك الشهري AMC وبيانات الإصابة بالمرض)؛ يجمع مؤشرات المخزون ويحللها ويناقشها مع قائد الفريق الصحي ومسؤول اللوجستيات لتجنب نفاد المخزون والخسائر المالية الناتجة عن العناصر منتهية الصلاحية.
- يشارك في تحديد استراتيجيات توريد وإدارة وتوزيع واستخدام المنتجات الطبية بما يتماشى مع توصيات وسياسات ADRA. تحت إشراف المستشار الصحي وبالتعاون مع دعم البرامج، دعم تطوير/استخدام أنظمة وبرامج إدارة المخزون الصيدلاني الجديد.
- إجراء عمليات تدقيق منتظمة ومتابعة التوصيات وتحسين تخطيط المستودع والتخزين وترتيب المنتج والاستقبال والتوزيع والنقل.
المسؤولية الوظيفية رقم 2: توزيع البضائع وصرفها:
- إجراء فحوصات منتظمة لجميع السلع الطبية المشتراة والشحنات المباشرة ومراقبة تفاصيلها بما يتوافق مع المواصفات المطلوبة والوثائق المستلمة.
- التأكد من نقل البضائع الطبية (بما في ذلك أي بضائع خطرة وسلسلة التبريد). إجراء تقييم ذاتي للناتج المحلي الإجمالي للمستودعات بدعم من فريق سلسلة التوريد.
- التأكد من توفر ظروف التخزين المناسبة للأدوية والإبلاغ عن أي حاجة للتحسينات.
- التأكد من إدارة الأدوية الخاضعة للرقابة وفقًا للوائح الوطنية و/أو الدولية.
- ضمان دوران المخزون وفقًا لـ FIFO (أولاً يدخل أولاً يخرج) وFEFO (انتهاء الصلاحية أولاً يخرج أولاً)
- الدعم في إجراء جرد المخزون المادي الشهري والسنوي.
- إدارة بيانات ومؤشرات المخزون الطبي، وتحليل الأداء وتفسيره لدعم القرارات البرنامجية اللازمة أو تصحيحات المسار بالتعاون مع موظفي الصحة وسلسلة التوريد (الاستهلاك، ومستويات المخزون، ونفاد المخزون، ونفاد المخزون المسبق، والإفراط في التخزين، والتبرعات، المنتجات منتهية الصلاحية، والتخلص منها، وما إلى ذلك)؛
- الإشراف على إصدار المتجر وتوزيعه ونقل جميع المخزون إلى مواقع الموقع الميداني المطلوبة.
- التأكد من أن جميع العناصر المطلوبة من قبل الفريق الصحي متوافقة.
المسؤولية الوظيفية رقم 3: الدعم الفني وبناء القدرات:
- دعم قائد فريق الصحة والتغذية في تطوير BOQs للمقترحات والتقارير المتعلقة بتوزيع السلع الطبية على الشركاء المدعومين.
- القيام بزيارات ميدانية منتظمة للمواقع الميدانية للبرامج لتقديم المساعدة الفنية لضمان ممارسات التوزيع الجيدة وممارسات التوزيع الجيدة في الصيدليات المدعومة.
- نظام المتابعة وتحليل الاستهلاك، بما في ذلك شبكة الاتصالات داخل الفرق الطبية فيما يتعلق بمستويات المخزون، ونفاد المخزون، ونفاد المخزون المسبق، واستخدام المنتجات الجديدة، وحالة الوصفات الطبية.
- بناء قدرات الموظفين الميدانيين، مثل الصيادلة ومسؤولي الصيدلة والعاملين في مجال الصحة في ADRA، على الإدارة السليمة للمخزون الطبي والاستخدام الرشيد للأدوية من خلال التدريبات الشخصية والتدريب أثناء العمل.
المسؤولية الوظيفية رقم 4 التعاون والتواصل
- تعاون أصحاب المصلحة: يعمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى، بما في ذلك مسؤولي النقل والصيادلة، لتحسين الكفاءة الشاملة لسلسلة التوريد، وضمان التنسيق والتواصل السلس لتحقيق مستويات المخزون المثلى وإرسال البضائع وتسليمها بكفاءة.
- أداء أي واجبات أخرى كما تم تعيينها.
والمؤهلات والمهارات:
- الخلفية التعليمية: درجة البكالوريوس في الصيدلة.
- الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المستودعات، مع تفضيل قوي للخبرة في قطاع المنظمات غير الحكومية الدولية الإنسانية. تعتبر الخبرة المثبتة في إدارة المستودعات بالإمدادات الطبية والصيدلانية مفيدة للغاية.
- القيادة وإدارة الفريق: قدرة مثبتة في الإشراف على الفرق وإدارتها وتدريبها وتدريبها. القدرة على القيادة بالقدوة وتعزيز بيئة عمل تعاونية وفعالة.
- إتقان اللغة: يعد الإتقان الجيد لللغتين الإنجليزية والعربية أمرًا ضروريًا للتواصل والتفاعل الواضح والفعال مع الموظفين والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين. القدرة على إعداد التقارير وإجراء التدريب باللغتين.
- إدارة الأدوية: خبرة في إدارة الأدوية، بما في ذلك فهم إدارة سلسلة التبريد، والتعامل مع البضائع الحساسة، والامتثال لمعايير الصحة والسلامة.
- الكفاءة التقنية: معرفة قوية بالكمبيوتر، مع إتقان Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وخبرة في أنظمة إدارة المستودعات أو برامج إدارة المخزون. يفضل الإلمام بالأدوات الرقمية لمراقبة المخزون وإعداد التقارير.
- مهارات إعداد التقارير: قدرة قوية على إعداد تقارير شاملة عن المخزون وإدارة الأصول والامتثال. مهارات في تحليل البيانات وعرضها لدعم اتخاذ القرار ومبادرات التحسين.
قيم أدرا:
نحن نتمسك بالمبادئ الإنسانية؛ قيمنا الرئيسية:
