موظفة مراسلات تجارية

تفاصيل/ الوصف الوظيفي

 المسمى الوظيفي: مراسلات تجارية

·        الحد الأدنى من الشروط والكفاءات:

1.    درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية: إدارة أعمال – محاسبة – صيدلة، او أي مجال ذو صلة.

2.    مستوى متقدم في اللغة الانجليزية

3.    اتقان مهارات التعامل مع مايكروسوفت اوفيس

4.    خبرة سابقة لا تقل عن عامين في المراسلات التجارية او الخارجية

5.    خبرة لا تقل عن عام في العمل على أي نظام محاسبي

 

·        وصف الوظيفة:

وظيفة المراسلات التجارية تتطلب رداً على العملاء من (طلبات البضائع أو مطالبات الضرر أو الائتمان، والحسابات والفواتير ...وغيرها من المعلومات)،

 كما تشمل جمع البيانات وصياغة الردود وإعداد المراسلات، حيث ان موظف المراسلات التجارية هو الشخص المسؤول عن تلقي المكالمات وتسجيل المعلومات الضرورية، وتسهيل المعاملات من طلبات وحل المشكلات، من خلال سرعة نقل المعلومات وتقديم الحلول، وكذلك يقع على عاتقه متابعة عملية التسليم وتحديد احتياجات العملاء مما يتطلب لدية قدرة عالية في عملية التواصل الفعال.

 

·        المهام المطلوبة للوظيفة:

1.    المتابعة والتخطيط لتوفير احتياجات الشركة من المواد (البضائع) المطلوبة بناء على تنسيق مع الإدارات العليا.

2.    متابعة الشحنات والتأكد من سلامة وصولها لحين استلامها

3.    استلام طلبات الشراء ومتابعة الموردين والمقارنة بينهم لاختيار أفضل العروض

4.    اعداد التقارير وارشفة المعلومات والمراسلات بما في ذلك إدخال البيانات في نظام الكمبيوتر والحفاظ على سجلات المكالمات والأنشطة وغيرها من المعلومات.

5.    صياغة المراسلات التجارية باحترافية

6.    التأكد أن المواد المستلمة مطابقة للمواصفات المطلوبة بالاشتراك مع لجنة الفحص والاستلام.

7.    وضع خطة الالتزامات المالية المتعلقة بالمشتريات بالتنسيق مع المالية.

8.    متابعة حركة تواريخ انتاج وانتهاء المواد وحل مشكلة الرواكد فوراً

9.    الإشراف على ترتيب وتنظيم المخزون حسب الوارد أولاً المنصرف أولاً.

10.  استقبال المكالمات وتسجيل المعلومات.

11.   معالجة المشاكل والطلبات من خلال تقديم المعلومات والحلول المناسبة.

12.   رفع المتطلبات والاولويات حول حركة مرور للموردين والإدارة لتسهيل عملية التوريد وحل المشكلات اولا بأول.

 

·        القدرات والمهارات:

 

1.    القدرة على التعامل مع الانترنت بكافة خدامته بما في ذلك كتابة الرسائل والتعامل مع البريد الالكتروني

2.    شخصية قيادية قادرة على التعامل وقت الازمات وإيجاد الحلول المناسبة في الأوقات الطارئة

3.    حسن الاستماع والفهم والإدراك للمواقف بوعي وتركيز

4.    تحمل ضغط العمل، والقدرة على تنظيم وجدولة المهام اليومية

5.    الالتزام والانضباط بمواعيد ولوائح العمل.

6.    ترجمة المراسلات بشكل سليم

7.    لديه مهارة التواصل الفعال واللباقة في الحديث وفن الرد على العملاء

 

 

 

التقديم عبر الرابط