مساعد الموارد البشرية / الادارية والمالية

المسمى الوظيفي

الفئة: التنمية / الأمم المتحدة / المنظمات غير الحكومية
المنصب:  الموارد البشرية / مساعد إداري ومالي    
المكان:  مأرب يقدم
التقارير إلى:  منسق المكتب
المرجع:  الموارد البشرية 22-24
التقارير المباشرة:  عمال النظافة
ملاحظة: الوظيفة مفتوحة للمواطنين اليمنيين فقط. 

حول RI:

الإغاثة الدولية هي وكالة إنسانية وإنمائية غير ربحية تقدم الإغاثة في حالات الطوارئ وإعادة التأهيل والمساعدة الإنمائية للمجتمعات في جميع أنحاء العالم. شركاء RI مع المجتمعات المحلية في بيئات هشة لإنقاذ الأرواح وبناء المرونة والكرامة والرفاهية على المدى الطويل. يمكن لجميع المجتمعات في البيئات الهشة تحقيق الرفاهية على المدى الطويل. 

ملخص الموقف

سيكون مساعد الموارد البشرية / المسؤول والشؤون المالية مسؤولاً عن تقديم المساعدة الإدارية في تنفيذ المشروع العام وإدارة الاتصال اليومي مع النظراء. سيقدم / ستقدم دعمًا سكرتاريًا وإداريًا شاملاً للبرنامج وخدمات الدعم ، بما في ذلك صياغة المراسلات ، وحفظ المستندات ، ومسح المستندات ضوئيًا ، ومراقبة تحركات الموظفين…. وما إلى ذلك ، يقوم مساعد الموارد البشرية / المسؤول والشؤون المالية بتنفيذ مهامه تحت الإشراف المباشر لمنسق الموارد البشرية / المسؤول.

1.الواجبات والمسؤوليات الرئيسية للموارد البشرية / المسؤول: 

• قم بتحديث جميع المستندات الشخصية ومسحها ضوئيًا وحفظها (صلبة وناعمة) واحتفظ بها كلها في خزانة مقفلة استنادًا إلى إرشادات حفظ الموارد البشرية.
• تدقيق وثائق الموارد البشرية والتواصل مع الإدارة المعنية لاستكمالها.
• تحديث قاعدة بيانات الموظف بانتظام.
• المساعدة في عملية التوظيف مثل قائمة المرشحين المختصرة للاتصال ، وإبلاغ لجنة التوظيف والأمن بشأن التاريخ والوقت ، وطباعة المستندات المطلوبة ....... إلخ. 
• إعداد ومتابعة التوجيه لجميع الموظفين.
• تأكد من استكمال المستندات والدورات التدريبية المطلوبة من الموظفين المعينين الجدد.
• تحديث قاعدة البيانات لجميع موظفي عقود الخدمة والمتطوعين والعارضين بشكل شهري ومشاركتها في نهاية الشهر.
• اعداد العقود والتمديدات.
• التحضير والدعم في كشوف المرتبات. تحقق من حضور الموظفين عند استلامها.
• إنشاء وصيانة أنظمة الملفات المناسبة وفقًا لسياسات RI.
• قم بالمتابعة المناسبة لإصدار التأمين الطبي ومعرفات RI للموظفين بالتنسيق مع المدير المباشر.
• تأكد من توفر الأدوات المكتبية والأشياء الأخرى المطلوبة للمكتب ودار الضيافة.
• التأكد من أن المكتب ودار الضيافة مجهزان بالكامل بالأثاث والأصول ومتابعة الصيانة.
• تأكد من أن مواد التنظيف والتغذية والمياه متوفرة وإدارتها بشكل صحيح.
• ترتيب الإقامة واستضافة زيارة موظفي RI الدوليين والضيوف.
• الإشراف على عمال النظافة والبستانيين لضمان تنظيف جميع المكاتب وبيت الضيافة والمرافق الأخرى بشكل صحيح.
• إعداد طلبات العلاقات العامة وطلبات الخدمة لجميع الاحتياجات الإدارية.
• احتفظ بالمصروفات النثرية للاحتياجات التشغيلية اليومية للمكتب.
• متابعة السداد لكافة المرافق مثل الإنترنت والهاتف والكهرباء والمياه… الخ
• أي مهام أخرى يطلبها المشرف المباشر.

ثانيًا. واجبات ومسؤوليات المالية الرئيسية: 

• يقوم بحساب معالجة الوثائق المتعلقة بكشوف المرتبات والرواتب.
• يقوم بإعداد طلبات المدفوعات لجميع نفقات مكتب المنطقة العادية مثل إيجار المكاتب وفواتير الهاتف والسلف وما إلى ذلك. 
• متابعة السلف والتأكد من تصفيتها في الوقت المناسب
• مساعدة ودعم فريق التمويل في توفير الوثائق لغرض التدقيق.
• متابعة رفع جميع المستندات المغلقة من العمليات والإدارات الأخرى إلى الإدارة المالية بشكل يومي.
• تسهيل استلام المستندات والحصول على التواقيع المطلوبة.
• المساعدة في الجرد المادي للموجودات نصف السنوية / السنوية والمخزون وأي حسابات أخرى تصدر بتعليمات من الإدارة المالية. 
• ختم جميع معاملات الدفع مع المستندات الداعمة.
• الاحتفاظ بسجل المصروفات النثرية لتعقبها والإبلاغ عنها لتسديدها. 

المؤهلات والمتطلبات:

• حاصل على درجة البكالوريوس في الموارد البشرية / إدارة الأعمال أو المالية أو تكنولوجيا المعلومات أو أي مجال ذي صلة
• سنة خبرة على الأقل في نفس المجال. الخبرة مع المنظمات غير الحكومية الدولية ميزة.
• جيد جدًا في التحدث / الكتابة باللغة الإنجليزية.
• معرفة نظم وإجراءات إدارة المكاتب.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام والأولويات.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية
• مهارات اتصال واتصالات جيدة جدا.
• حسن التنظيم والالتزام بالعمل.
• أظهر الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على اتباع الإجراءات والوفاء بالمواعيد النهائية والعمل بشكل مستقل وتعاون مع أعضاء الفريق.   

قيم RI:     

نحن نتمسك بالمبادئ الإنسانية: الإنسانية والحياد والنزاهة والاستقلالية وكذلك "لا ضرر ولا ضرار". نحن نقدر:  

• التكامل
• القدرة على التكيف
• تعاون
• الشمولية
• الاستدامة

كيفية التقديم

عملية التطبيق:

• يُطلب من المرشحين المؤهلين الذين يستوفون المؤهلات والمتطلبات المذكورة أعلاه إرسال سيرهم الذاتية باللغة الإنجليزية إلى: [email protected] قبل 11 يونيو 2020 مع مرجع الوظيفة الشاغرة الموضوع: (HR 22-24 + مقدم الطلب الاسم الكامل).

- على تنطبق الشروط المبينة اعلاه ارسال السيرة الذاتية السيرة الذاتية على     الأيميل التالي ( aden  .   وإسم المتقدم في عنوان الإيميل كالآتي: (الاسم + HR-22-24)

• لا تستخدم منظمة الإغاثة الدولية أبدًا وكالات توظيف خارجية وعملية التوظيف بأكملها مجانية.

- منظمة الاغاثة الدولية للاستقدام.

•     التوظيف عاجل: يتم تشجيع المرشحين المهتمين على التقديم في أقرب وقت ممكن وعدم الانتظار حتى تاريخ الإغلاق ، حيث سيتم إجراء المقابلات على أسس متجددة.

-    التوظيف عاجل : على الاشخاص الذين تنطبق عليهم تنطبق عليهم سرعة التقديم و الانتظار حتى نهاية فترة الاعلان علاوة على ان المقابلات ستقام بشكل دوري.

• يتم تشجيع المرشحات والمرشحات المؤهلات من المحافظات المستهدفة بشدة على التقديم.

- تشجع الاغاثة الدولية الاناث الاجتامع الاشخاص الذين يعانون من المناطق المستهدفة من المناطق المستهدفة.

• سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المختارين الذين يستوفون المتطلبات. سيتم إجراء جميع الاتصالات من خلال رسائل البريد الإلكتروني الرسمية من RI ورقم التوظيف (774395700).

- سيتم التواصل مع المرشحين الذين هم في انتظارهم ، ويرجى اختيارهم من خلال اختيارهم من خلال التواصل عبر البريد الإلكتروني: (774395700).