قواعد تضمن لك تحقيق العمل الناجح

قواعد تنظيم العمل

 تنظيم العمل يعني انجاز أكثر ، بل ويعني إبداع أكثر في العمل والقدرة على اخراج العمل على اكمل وجه كاملا متكامل بسهولة ويسر، وبالتالي فليس من الغريب أن يركز مدراء العمل والموظفين المتميزين على البحث عن طرق تنظيم العمل بشكل دائم ومستمر، وفي هذا المقال سنتطرق لأهم واكثر الطرق مشهورة في عالم الإدارة نسردها بالشكل التالي:

قاعدة وارين بافيت الذهبية 25 / 5

يعدد وان بافيت واحد من أنجح المستثمرين في العالم، وذلك يدل على حنكته الإدارية والمالية التي لابد من اخذ الخبرة والفائدة من سياسته الإدارية، واحده منها قاعدة 25/5 التي وضعها لترتيب الأولويات والأهداف التي تنظم من يتبعها سير العمل، ويحقق للفرد رضى غير عادي نحو الإنجاز الذي يحققه، والقصد من هذه القاعدة وضع 25 مهمة لتحقيق هدفك، أي كافة الطرق الممكنة لتحقيق هذا الهدف، ثم اختر منا أفضل 5 مهمات تقوم بالغرض المطلوب وبأفضل طريقة.

ستجد نفسك قد حددت اسهل وافضل الطرق وعرفت ما تريد القيام به بوضوح وابتعدت عن متوهات الطريق الى هدفك كونك وضعتها مسبقا ثم استبعدتها تماما لعدم الجدوى التامة منها.

الجدير بالذكر أنه ليس بالضرورة أن تحل هذه الطريقة كل المشاكل قد تتطلب بعض الأهداف مزيد من الموارد لتتمكن من تحقيق الأهداف، ولكن على الأقل ستتمكن من التركيز على الأشياء الأساسية وتكرس جهودك من اجلها، وعدم ضياع وقتك وجهدك وحتى مواردك في أمور غير ضرورية أو فعالة.

مبدأ باريتو لوضع الأولويات 80/ 20

وهو واحد من أدوات تدريب العمل ووضع الأولويات كونه يقوم على تنظيم الوقت وذلك على مبدأ أن 20% من نشاطاتك هي من تحقق لك 80% من النتائج، أي أن الفكرة قائمة على أساس أن 20% من الأعمال التي نقوم بها هي التي تعطينا 80% من النجاح وقد ربما حتى الفشل، فبناء على مدى تركيزك على المهام السليمة والأداء الجيد لها هي ما تحقق النجاح في العمل.

بالتالي هي لا تختلف كثيرا عن القاعدة السابقة والتي نلاحظ ان كل منهما يركزان على ان يكون القائم على عمل ما مدرك لما يقوم به؟ وما الفائدة او النتائج المرغوبة ولماذا؟ فلا يتم العمل بشكل عشوائي غير منظم، او جهود مهدورة بلا نتائج فعليه.

طرق تحديد أولويات العمل:

اذا اردت ان تنظم عملك ووقتك لابد لك من ترتيب أولوياتك وفي هذا الجانب تطرق الكثير من خبراء الإدارة لطرق تساعد في ترتيب الأولويات من اشهرها نموذج الرئيس آيزنهاور في عملية ترتيب الأولويات، والذي اعتمد هذا النموذج على جدول بأربعه خانات كل خانة مقسمة بالشكل التالي:

في هذا النموذج يصنف القائم على العمل كافة مهامه بتوزيعها على الخانات الأربع، وبعدها يجب أن يقوم بالهمام العاجلة والمهمة، يليها المهام العاجلة وان كانت غير مهمة حتى لا تعيق عمله، ثم يتطرق للمهام المهم وغير العاجلة ليكون بهذا أدى كافة واجباته وحقق أهدافه، وعليه ان يتجنب ان يسرف وقته وجهده في المهام غير المهمة وغير العاجلة لأنه بذلك يتطرق امام لمهام غيره أو لا يدرك ما هي مهامه الحقيقية وما يرد ان يقوم به.

قانون باركنسون في إدارة الوقت:

في تنظيم العمل لابد أن الوقت هو ما نتحدث عنه، أي كيف يمكن أن تنجز مهامك في الوقت المطلوب وعلى أكمل وجه، بل كيف يمكن ان تحصل على وقت إضافي لتحقيق إنجازات اكثر، وما زلنا نؤكد على أن تنظيم العمل يلزم بالضرورة ان يكون القائم على العمل مدرك هدفه، اليه تحقيق هدفه، قدرته على القيام بالمهام الفعلية واللازمة لتحقيق هدفه، وأخيرا تنظيم أولوياته ووقته، بالتالي اخذنا قانون باركنسون في إدارة الوقت واحد من افضل النماذج التي تشرح كيف يمكن ان ننجز المهام في وقتها المحدد بل وقبل موعدها على اكمل وجه.

بالتالي فأن قانون باركنسون يقوم على أساس انه الوقت المعطى للمهمة أكثر من كافي لإنجازه قبل الموعد، ولا يقصد المماطلة في وضع الخطط الزمنية للمهمة، وانما ان يكون الوقت مقبول ومراعي لوجود مهام بسيطة قد تتزامن مع المهمة الأساسية والتي تكون وضع الأهداف والمهام منطقية فلا تكن ضيقة للغاية ولا طويلة للغاية، وعليه يجب أن يدرك القائم بالعمل انه ملزم بموعد محدد لإنجاز مهامه ولا عذر لديه في المماطلة.

خطوات تحقق تنظيم العمل

بالتالي فإن عملية تنظيم العمل مهارة يجب على الجميع اكتسابها ليصبح الإنسان ناجح في حياته، ولابد من الاهتمام بها في جميع أوجه حياته سواء حياته الشخصية او العمل او الدراسة وغيرها، والتي تعود عليه بالراحة النفسية نحو ما يقوم به، ورضى بالذات بالتالي نلخص كل ما سبق في النقاط التالية من قواعد تنظيم العمل:

1- وضع اهداف واضحة تسعى لتحقيق نتائج محدده.

2- سرد كافة المهام اللازمة لتحقيق هذه الأهداف

3- معرفة ما المهام المهمة والفعلية والانسب لتحقيق الأهداف واستبعاد ما دون ذلك (اي تحديد الأولويات).

4- العمل الجاد على تحقيق الهدف في الوقت المناسب

5- عدم تضييع الوقت في الملهيات التي تؤثر على العمل.

6- الثقة في النفس لقدرته على تحقيق الهدف