عزيزي الموظف .. هكذا تستقيل

(عزيزي الموظف .. هكذا تستقيل!!)

لكل موظف وصل لمرحلة الاكتفاء .. يشعر أنه لم يعد قادر على العمل في البيئة التي هو فيها .. وأن إنجازه في حالة تدهور .. لم يتبقى امامه سوى الوقوف أمام بوابه الاستقالة التي يتردد لها من وقت لأخر .. هل لك أن تمهلنا بعض دقائق قبل أتخاذ هذا القرار قد يغير فيك هذا المقال شيء .. أو يرشدك لشيء أخر .. سواء قد اتخذت قرارك النهائي أو ما زال من المتاح إعادة النظر فيه .. سنحدثك حول موضوع الاستقالة من كافة جوانبها لتكون على علم ودراية واخذ القرار الحكيم والانسب لك ..

وليكون موضوعنا ملتزم بالموضوعية والصدق فقد نوقش الموضوع بإسهاب مع مدراء الموارد البشرية من مختلف الشركات والقطاعات، حتى تكون معلوماتنا منصفة ومكتملة ومقسم على عدة أجزاء.

بداية تطرق الأستاذ عمرو الضبيبي مدير التنمية والتطوير لشركة حفظ الله حسن للتجارة والاستيراد، حول مفهوم الاستقالة وأنواعها حيث عبر أن الاستقالة تعني: "هي إحدى أسباب انقضاء الرابطة الوظيفية بين الموظف والإدارة قبيل حلول أجلها"، وقد صنفها على نوعين من الاستقالة هما:

1. الاستقالة الفردية:

وتكون من قبل موظف واحد إلى إدارة رغبة منه إنهاء علاقته بالإدارة، وهذه الاستقالة تنقسم إلى قسمين:

أ/ الاستقالة الصريحة: ويقصد بها طلب يتقدم به الموظف معبراً عن رغبته في إنهاء العمل وتشترط أن تكون مكتوبة.

ب/ الاستقالة الضمنية: ويقصد بها بطريقة غير مباشرة، ويتكون عبارة عن مواقف معينة وهي قيامه بتصرفات يتم عن قصده في إنهاء علاقته بالإدارة، أي اننا نكون امام قريته قانونية تستمد في تصرفات الموظف.

2. الاستقالة الجماعية:

وهي في حال أتفق عدة أشخاص على تقديم استقالتهم في آن واحد، ويقصد بها إرغام الإدارة على تلبية مطالبهم، وفي هذه الحالة تكون الاستقالة جماعية.

متى ولماذا استقيل؟

إن تقديم استقالتك يعني أن لك سبب مقنع لفعل ذلك، وهنا حصر لنا الأستاذ عمرو عدد من الاستقالات المنطقية والشائعة والتي يصبح صاحب العمل امامها عاجز عن الرفض، وهي كالتالي:

1- الحصول على عرض وظيفي أفضل بمكان أخر.

2- المرض (تعتبر الأمراض العائلية سبب مقنع لتقديم الاستقالة وترك الوظيفة، للتفرغ للعلاج العائلي).

3- بيئة العمل: أي عندما تكون بيئة العمل سلبية تضطر الموظف لترك العمل.

4- تغيير المسار الوظيفي: ويتطلب ذلك للخوض في مسار وظيفي جديد كتجربة مهنية في منشأة أخرى، ورغبتهم في مجال جديد.

5- تقدم مستوى تعليم الموظف ومعلوماته وخبرته عن رؤسائه، فيحدث في بعض البيئات سوء الإدارة وفسادها، وعدم وجود معايير للعدالة.

6- خفض فرص النمو والإبداع وعدم وجود توازن بين الصلاحيات الممنوحة للموظف والمسؤولية الملقاة على عاتقه حيال وظيفته.

7- عدم وضوح الرؤية حول مستقبله في العمل وعدم احساسه بالأمان الوظيفي.

8- عدم تقدير مجهوداته والأعمال التي يؤديها والتحفيز المهني والمعنوي، وعدم الشعور بالأهمية وضبابية فرص الترقي الوظيفي، وقلتها وعدم وجود وصف وظيفي واضح.

9- فتح مشروع خاص بالموظف فيضطر لتقديم الاستقالة للوقوف على رأس عملة الخاص (نشاطه التجاري).

وعادة ما تكون الاستقالة انفعالية، وهذا بسبب القصور أحياناً في الموارد البشرية اذ لابد من سياسة للحفاظ على المورد البشري تكون متوازنة بثلاثة جوانب رئيسية:

- الجانب العاطفي.

- الجانب المالي.

- جانب التدريب والتطور المهني.

ولابد أن يكون لهذه السياسة قائد ومدير موارد بشرية استراتيجي (فقبل أن تكون مدير موارد بشرية يجب أن تكون انسانا)

لمن أقدم استقالتي؟

قد يكون إجابة السؤال واضحة كون الاستقالة تقدم للمدير المباشر أو المدير العام بصورة رسمية ومكتوبة ورقيا، مشيرا فيها سبب رغبة الموظف في الاستقالة بشكل مختصر، لكن الحقيقة أنك يجب أن تضع اشعار مسبقا لإدارة الموارد أو القائم عليها، ففي حالة كانت استقالتك تعود لمشاكل يمكن حلها وتلافيها فهُم الوجهة الأمثل للتوجه نحوها، ومن الشائع ان يهاب الموظفين إدارة الموارد البشرية كونها الإدارة المسؤولة عن الجزاء والحساب على سلوكيات الموظف وانتظامه، لكن ما يجهله الكثير أن لها الدور أيضا في الحفاظ على الكوادر الممتازة في العمل وتلبيه احتياجاتهم، بالتالي ننصحك أن يكون لك اجتماع مع مدير الموارد ترفع طلب استقالتك لإدارة الموارد.

بالتالي ماهي صلاحية وامكانية إدارة الموارد في حل الوضع والإجراءات التي تتم حسب القوانين واللوائح العامة، وهذا ما يوضحه لنا الاستاذ عوض يحيى الوتاري - مدير الموارد البشرية بجامعة الحكمة، حول دور الموارد البشرية بقوله: "على الرغم من أن استقالة عضو مهم من الفريق ليس خبراً يريد أي صاحب عمل أن يسمعه، إلا انه جزء لا مفر منه من ممارسة الأعمال التجارية، وهو لا يجب أن يكون كارثة، فإذا كنت تتعامل مع الوضع بشكل جيد، يمكنك إما الاحتفاظ بالموظف أو ضمان انتقال سلس عندما يغادر". مشيرا لعدد من الخطوات التي تجريها إدارة الموارد البشرية حال طلب الموظف الاستقالة كالتالي:

1.       اجراء المحادثة الأولية

عندما يخبرك أحد الموظفين الرئيسيين أنه يريد المغادرة، فقد يشعر وكأنه يصفعك على وجهك، مدركا حجم العواقب التي قد تؤثر بالعمل حال رحيل موظف متميز، وهنا يجب أن يتم مناقشة أسباب رغبته في الاستقالة، وهذا ما أكد عليه الأستاذ عوض ان تتم المناقشة بشكل موضوعي حيث عبر بقوله: "ليست هناك حاجة لشخصنة الموضوع".

وبعبارة أخرى قيلت قديما "انه ليس أنت، انه أنا" حقا صحيح في بعض الأحيان، لذلك لا تقم بإلقاء اللوم، أو الاتهام، أو تجعل الموظف يشعر بالسوء بأي طريقة أخرى لقيامه بشيء لديه الحق الكامل للقيام فيه، ولا بأس أن تقول إنك حزين أو مصاب بخيبة الأمل لأنك تفقد مثل هذا الموظف القيم، ولكن تأكد من متابعة كلامك بأن تقول إنك متفهم لقراره وعدم اشعاره بعدم أهمية موقفه.

وفي ما يلي بعض النقاط المهمة التي يجب معرفتها:

·        احصل على الأسباب الواضحة جدا للمغادرة.

·        اطرح أسئلة مفتوحة لمحاولة استخلاص أي أسباب إضافية، دون أن تكون متطفلاً جداً أو تجعل الشخص يشعر بالدفاع.

·        حاول معرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لإقناع الشخص بالبقاء.

·        اسأل ما إذا كانوا قد أبلغوا أي من زملائهم بالفعل.

·        اكتشف متى يخططون للمغادرة.

·        إذا لم يبلغوا أي من زملائهم حتى الآن، قد يكون من الجيد أن يطلب منهم التوقف لمدة يوم أو يومين بينما تجد أفضل طريقة للإعلان عن ذلك وهذا أيضا يعطيك الوقت لتضعا معا عرضاً مضاداً، إذا اخترت أن تفعل ذلك.

2.     كيف تضعا معا عرضاً مضاداً؟

هذا الحديث موجه لكل من الموظف وإدارة الموارد البشرية، حيث أن المحادثة الأولية ستؤدي للخروج لعدد من الأسباب غالباً ستقدم إدارة الموارد عدد من الحلول التي تعرضها عليه من أجل ضمان بقاءه، فهناك العديد من الحالات التي يمكن أن يكون فيها العرض المضاد فعالا، الأكثر وضوحا هو عندما يغادر الشخص بسبب عرض راتب أعلى في مكان آخر، سيكون على الإدارة عرض رفع في الراتب بما يعد ملائم لكل من المؤسسة والموظف ويتم حل مشكلة الاستقالة بكل يسر.

وهنا يضع لنا الأستاذ عوض هذا التساؤل امام مدراء الموارد.. "هل يمكنك أن تقدم عرض مضاداً؟ فإذا كان يمكنك التعامل مع أسباب الموظف للخروج بطريقة تجعل الجميع سعداء. حاول القيام بذلك بأسرع وقت ممكن - خلال يوم أو يومين من تلقي الأخبار"، وهنا نوجه نحن تساؤلنا نحو الموظف هل يمكنك أن تقبل العرض كونه في الحقيقة محاولة إعادة موظف من الاستقالة لا يعني فقط الاهتمام بالعمل، بل يعني وبكل تأكيد أهمية الموظف لدى الجهة التي يعمل فيها وتقديرا لقدراته.

3.        ترتيب التسليم

عزيزي الموظف عليك أن تعلم أيضا أن محاولة المؤسسة في احالتك دون الاستقالة لا يعني كذلك توقف

إذا رفض الشخص عرضك المضاد، فلا تضيع وقتا أطول في التفاوض. تقبل فقط أنه يغادر واعمل بسرعة لضمان سلاسة التسليم. وهذا ينطوي على القيام بما يلي:

- إنشاء جدول زمني: وهنا سوف تحتاج إلى الوقت للتأكد من أنك لم تفقد كل شيء عندما خرج من الباب

• ابدأ عملية التوظيف فورا:

• ابدأ بالنظر فيما إذا كان بإمكان أي شخص داخل الشركة أن يقوم بالدور، اسأل عما إذا كان يرغب في التقدم بطلب، أو بتوفير بديل قبل خروج الموظف الأول ليحصل على فترة تدريب وإدراك طبيعة العمل، والتمكن منه.

- وثق كل شيء: إذا لم يكن باستطاعة الموظف تدريب البديل مباشرة، فمن المهم توثيق كل ما يفعله بوضوح حتى يتمكن الشخص التالي من تولي المسؤولية في نهاية المطاف

4.            قم بالعمل الورقي

- اعمل أي فواتير لازمة للضرائب.

- استعد مملوكات الشركة: قد تحتاج إلى ملء النماذج الضريبية عند مغادرة الموظف.

استعد مملوكات الشركة أو ما تعرف بالعهد:

تأكد من أن لديك جرد واضح مما يملك، وتأكد من انها سلمت مرة أخرى في الوقت المناسب

معالجة الرواتب النهائية وتنظيم المزايا:

ستحتاج إلى حساب الراتب النهائي للموظف والتأكد من دفعه في الوقت المحدد، وكذلك أي مكافآت معلقة أو مبالغ أخرى مستحقة.

تغطية العناصر القانونية:

من الممارسة السليمة أن تطلب من الموظف أن يقدم الاستقالة كتابة، فقط في حالة ظهور أي نزاع في وقت لاحق حول كيفية انتهاء العمل

إنهاء الوصول

قد يبدو ثانوياً، ولكن في اليوم الأخير للموظف، تأكد من إلغاء الوصول إلى جميع أنظمة الكمبيوتر الخاصة بك وكذلك جمع أي بطاقات أو مفاتيح تعطي امكانية الوصول إلى الممتلكات المادية الخاصة بك. قد تثق في ذلك الموظف، ولكن مع مرور الوقت، وجود مجموعة من الموظفين السابقين لديهم امكانية الوصول إلى حسابات الشركة والمباني سيخلق خطرا أمنيا كبيرا.

ضع علامة على المناسبة

بغض النظر عن ظروف المغادرة، قم بتنظيم نوع من الحدث لتشكر الشخص على خدمته وتمنى له التوفيق كلمسة لطيفة منك. ذلك يدل على أنك تقدر ليس فقط الموظف المغادر ولكن كل الموظفين القائمين على رأس عملهم.

5.   قم بإجراء مقابلة الخروج

الشيء الأخير الذي عليك القيام به قبل مغادرة الشخص هو إجراء مقابلة الخروج. يمكن أن تساعدك المعلومات التي تجمعها هنا على إجراء تحسينات وتقليل فرص مغادرة الموظفين الرئيسيين في المستقبل.

ستحتاج إلى طرح المزيد من الأسئلة حول أسباب الاستقالة. (نعم، لقد غطينا ذلك من قبل، ولكن الآن بعد أن تم تأكيد المغادرة والموظف في طريقه للخروج، فإنه قد ينفتح أكثر ويعطي المزيد من التفاصيل). إسأل إذا كان أي شيء على وجه الخصوص أثار القرار لديه، وإذا كنت أنت أو أي مدراء آخرين كان بإمكانكم فعل أي شيء لمنعه.

6.        ماذا لو كنت تريد منه أن يغادر؟

حتى الآن، لقد تعاملنا مع السيناريو حيث الموظف الرئيسي يريد أن يغادر. ولكن ماذا لو كان العكس؟ ماذا لو كنت تريد مغادرة الشخص بسبب الأداء الضعيف؟

العديد من الخطوات هي نفسها، وخاصة في وقت لاحق منها مثل القيام بالأعمال الورقية، وتجهيز كشوف المرتبات والقيام بمقابلة الخروج. ولكن هناك بعض الاختلافات في وقت سابق.

على وجه التحديد، سوف تحتاج إلى توثيق كل شيء لتجنب دعوى قضائية بالفصل غير العادل. وعلاوة على ذلك، اتباع العملية الواضحة كما فيما يلي جيد ليس فقط لتجنب الدعاوى القضائية، ولكن أيضا لأنه يعطي الموظفين فرصة عادلة للتحسين والحفاظ على وظائفهم. ومن هذه الاجراءات ما يلي:

ابدأ بشكل غير رسمي

المرحلة الأولى عند اكتشاف مشكلات الأداء هي التحدث إلى الموظف وشرح أنه لا يلبي التوقعات. ففي بعض الحالات قد يكون ذلك كل ما هو مطلوب. قد لا يعرف الشخص حقا أن نوعا معينا من السلوك غير مقبول، وقد يفعل شيئا كان يتحمله صاحب عمل سابق، وتأكد من أن تسأل فيما إذا كان بحاجة إلى أي نوع من المساعدة.

إعطاء سلسلة من التحذيرات الرسمية

إذا استمر الأداء الضعيف، يكون قد حان الوقت لبدء الإجراءات التأدیبیة، هذا قد لا ينتهي بإقالة الشخص ، فيجب أن يكون هناك سلسلة من تحذيرين أو ثلاثة، بحيث يتم إعطاء الموظف الوقت للقيام بعمله. في كل مرحلة، قم بتوثيق كل شيء خطيا: أرسل رسالة ورقية أو إلكترونية إلى الموظف تفيد بأن أدائه غير مرض، موضحا السبب بالضبط، وقم بدعوته إلى اجتماع لمناقشته.

خلال الاجتماع، أعطي الموظف فرصة لإعطاء تبريره للقصة وحافظ على تقديم الدعم أو التدريب لمساعدته على التحسين، بعد ذلك، أكتب له توثيق ما تم مناقشته وابني توقعاتكم الواضحة للتحسين في المستقبل.

هل لديك اجتماع مرعب

لا أحد يحب إقالة الناس، ولكن في بعض الأحيان يكون الخيار الوحيد الصحيح. إذا لم تعطي محاولاتك لمساعدة الموظف على التحسين أي تحسن كبير في النتائج، سيكون عليك إنهاء عمله.

لا توجد طريقة جيدة لعقد هذا النوع من الاجتماعات، ولكن عموما من الأفضل أن تكون مباشرة وغير مفاجأة بعد كل التحذيرات التي أعطيت سابقاً، وقدم شرحاً واضحا لأسباب الفصل.

اما الأسئلة التي تسألها في مقابلة الخروج ستكون مختلفة عن أسئلة الموظف الذي قدم الاستقالة، ولكن لا يزال من المهم فهم ما حدث من وجهة نظر الموظف، فقد يساعدك على تجنب المشاكل المماثلة في المستقبل

اتبع القانون :

تختلف قوانين العمل باختلاف البلدان، لذلك تأكد من البحث في القوانين المحلية الخاصة بك والقيام بكل شيء

خلاصة المقال :

في هذا المقال تعلمنا ( كيفية التعامل مع السيناريو المؤلم لموظف مهم يريد الاستقالة - الوضع الصعب من الاضطرار إلى إقالة شخص ما بسبب ضعف الأداء - كيفية تقديم عروض مضادة - ترتيب عملية التسليم وتنظيم بالأوراق وغيرها من التفاصيل الإدارية - إجراء مقابلة الخروج  - الخطوات الواجب اتباعها لتوثيق الأداء الضعيف ثم إنهاء وظيفة شخص ما .(

حقوق الموظف منذ توقيع عقد العمل وانتهاء بالاستقالة النهائية

.. منها الاستحقاقات كاملة سواء المادية او المعنوية كذا التدريب وغيرها

4. إرشادات توجيهيه للموظفين وكذلك المدراء من أجل تحقيق بيئة عمل مستقرة وسليمة تضمن حقوق الطرفين واستمراريتهما ..