كيفية إعداد الهيكل التنظيمي وأهميته

كيفية إعداد الهيكل التنظيمي وأهميته

نعرف جميعا بان الإدارة تعتبر فن وعلم قبل ان تكون عملا روتينيا تتم ممارسته ، الا ان ما يحدد لنا نجاح إدارة ما يكمن في كيفية سريان مجريات العمل في قطاعات تلك الإدارة

ما يزيد من أهمية اعداد الهيكل التنظيمي الذي يتكفل بتحديد مراحل سير العمل و مجرياته ابتداء بالإدارات الصغيرة وصولا الى الإدارة العليا

و بالتالي فان بإمكاننا غالبا ادراك وعي المؤسسة الإداري من عدمه من خلال دراسة الهيكل التنظيمي الخاص بتلك المؤسسة

أولا: ما هو المقصود بالهيكل التنظيمي؟

يعرف الهيكل التنظيمي او المخطط التنظيمي لمؤسسة ما بأنه:

مخطط بياني تمثيلي يوضح التسلسل الهرمي لوظائف المؤسسة و يصف النطاق الاشرافي فيها بالإضافة الى توضيح العلاقات بين تلك الوظائف،

أي يعمل على اظهار بنية العمل الرئيسية في المؤسسة

أهمية الهيكل التنظيمي للمؤسسة:

يعمل الهيكل التنظيمي على تلخيص مهام الإدارات المختلفة و تحديد صلاحياتها داخل المؤسسة ما يعطي أهمية بالغة للهيكل التنظيمي تتمثل ب:

يعمل الهيكل التنظيمي على ضمان كفاءة و فاعلية مختلف الأنشطة في المؤسسة بما يتوافق مع أهدافها

يعد ضبط علاقات العمل و الاليات التشغيلية من أهم فوائد الهياكل التنظيمية

يقسم الهيكل التنظيمي العمل و يخصص المسؤوليات و يحدد الصلاحيات

يقوم الهيكل التنظيمي بتقليص الاختلافات و التباين بين الافراد الى الحد الأدنى

يضمن الهيكل التنظيمي التزام الافراد بقوانين و لوائح المؤسسة و التقيد بأحكامها

يحدد الإدارات المؤهلة لاتخاذ القرارات الرئيسية في المؤسسة و التي تعتبر مواطن القوة فيها

يعمل على مساعدة المؤسسة في تبني تنويع الأنشطة داخل المؤسسة من خلال مختلف الوسائل

تمكين المؤسسة من الحفاظ على وتيرة أدائها لتحقيق افضل استمرارية و انتاجية

الهيكل التنظيمي يعمل على إزالة الضبابية و اللبس فيما يتعلق بالتوصيف الوظيفي لكل فرد وتحديد الأدوار بدقة و سلاسة  

يحافظ الهيكل التنظيمي على بنية المؤسسة و يحول دون انهيارها المفاجئ

يحد الهيكل التنظيمي من التأثيرات السلبية للبيئة المحيطة على الشركات و المؤسسات .

تسهيل تحديد أدوار الافراد في المؤسسة أي ما يتوقع كل فرد عمله.

يحافظ على بناء المؤسسة من الانهيار المفاجئ، كما يحدد درجة خطورة البيئة المحيطة.

تخفيض حالة عدم التأكد من خلال توفير المعلومات لمتخذ القرار.

التنسيق بين أنشطة الوحدات و مجموعات العمل المختلفة من خلال استخدام المراقبة و المتابعة و الاتصالات.

كما انه ليس بالضرورة ان تتشابه الشركات و المؤسسات في أنواع الهياكل التنظيمية حيث تختلف الهياكل التنظيمية باختلاف طبيعة عمل الشركات و المؤسسات  والاولويات الخاصة بها

لذا فإننا نلاحظ عدة أنواع مختلفة للهياكل التنظيمية نذكر أهمها فيما يلي:

أنواع الهياكل التنظيمية :

الهيكل التنظيمي الرأسي ( التنفيذي):

سمي الهيكل التنظيمي الرأسي بهذا الاسم نظرا لأنه ينحدر من الأعلى الى الأسفل ، حيث يركز الهيكل التنظيمي الرأسي على السلطة المركزية المتواجدة في أعلى الهرم المؤسسي

ما يجعل من قائد المؤسسة او مديرها هو مركز اصدار  الأوامر و اتخاذ القرارات ، لتتدلى بعد ذلك الصلاحيات و تتدرج على مختلف المستويات و الادارات.

الهيكل التنظيمي الوظيفي:

الهيكل التنظيمي الوظيفي يعطي كفاءة تشغيلية أعلى و هو أكثر تناسبا مع الشركات المنتجة على سبيل المثال السلع و البضائع و الخدمات ،

يتميز الهيكل التنظيمي الوظيفي بالمركزية الا ان ما يعيبه هو ضعف التواصل بين المجموعات او الإدارات المختلفة

الهيكل التنظيمي الاستشاري:

الهيكل التنظيمي الاستشاري هو عبارة عن مزيج من الهيكل التنظيمي التنفيذي و الهيكل التنظيمي الوظيفي و الذي يسعى لتلافي عيوب كل منهما ،

بحيث يجمع بين السلطة و بين تشارك المسؤولية بما يضمن استقامة الجميع

بالإضافة الى أنواع أخرى من أنواع الهياكل التنظيمية الأقل شهرة و التي تعتمد على أنواع العملاء ، و أنواع الخدمات ، و يضل الأكمل هو مراعاة الهدف العام من الشركة

و جعل الهيكل التنظيمي مرنا و قابلا لاستيعاب التغييرات ، لتحقيق الهدف العام للمؤسسة ، و مساعدة الموظفين على أداء أعمالهم و إنجاز مهامهم

كيف يمكن تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟

كما ذكرنا سابقا انه علينا أولا معرفة و تحديد نشاط تلك المؤسسة و الهدف العام الذي و جدت لأجله واليك بعض النقاط التي تساعدك على تحديد الهيكل التنظيمي لمؤسستك:

تحديد الهدف العام للمؤسسة

معرفة النشاطات الرئيسية للمؤسسة

وضع الأهداف و التوصيفات الوظيفية المتشابهة او المتقاربة او المتكاملة مع بعضها البعض ضمن إدارة واحدة

وضع مسميات دلالية للإدارات المختلفة بما يتناسب مع اعمال تلك الإدارات و ايضاح كافة العمل في لوائح تنظيمية

ضم الإدارات المختلفة في مجموعات اعلى منها سواء كانت الإدارة العامة للمؤسسة او اقسام كبيرة تضم الادارات

يتم إعطاء كلا من الإدارات الدنيا و العليا و الوسطى صلاحيات وسلطات واضحة

رسم الهيكل التنظيمي و ايضاح اللوائح الخاصة به

عمل التوصيف الوظيفي للوحدات الوظيفية

ينبغي ان يكون الهيكل التنظيمي مرنا و قابلا للتغيير لكي لا يحدث انهيار للمؤسسة عند مواجهة تغييرات في سوق العمل او غيرها من المستجدات التي تستدعي تغيير الهيكل التنظيمي

صفات الهيكل التنظيمي:

يتصف الهيكل التنظيمي بعدة سمات مختلفة تتناسب مع عمله و الهدف من وضعه و يمكننا تقسيمها الى ثلاثة مبادئ:

   مبدأ التوازن:

و الذي يقصد به تحقيق التوازن بين الإمكانيات و الصلاحيات و المسؤوليات التي تمنح للأفراد او للإدارات على حد سواء

و هنا يجب ان يكون مصدر الأوامر مصدرا موحدا لكي لا تحدث زعزعة في الاستقرار و لخبطة في الأولويات

مبدأ المرونة:

و هو ما ذكرناه سابقا من قابلية الهيكل التنظيمي للتعديل واستيعابه للمتغيرات و المستجدات

مبدأ الاستمرار:

مبدأ الاستمرار يعني ضمان الهيكل التنظيمي لاستمرار الأداء طويل المدى و عدم التوقف بسبب الازمات

العوامل المؤثرة على الهياكل التنظيمية:

العوامل المؤثرة على أنواع الهياكل التنظيمية للمؤسسة تعتمد على عدة عوامل استراتيجية متعلقة بالمؤسسة على سبيل المثال:

البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة

حجم المؤسسة

الموارد المتاحة للمؤسسة

الأسلوب الإداري المتبع في المؤسسة

كانت هذه نبذة مختصرة عن الهياكل التنظيمية و أنواع الهياكل التنظيمية و العوامل المؤثرة عليها

كما ينبغي ان نعرف انه يمكن إيجاد أنواع من الهياكل التنظيمية بحسب مقتضى الحال و بحسب طبيعة المؤسسة ولكن بناء على وعي كامل،

و ادراك و فهم عميق و على يد اشخاص من أصحاب الكفاءة و الخبرة و التجربة لكي لا يؤول امر المؤسسة الى ما لا يحمد عقباه في وقت لاحق.